1. Trang chủ
  2. Liên hệ

Liên hệ

1. Liên hệ là gì?

Những liên hệ mà doanh nghiệp đang quản lý có ý nghĩa lớn với tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, không riêng bất kỳ bộ phận marketing hay sales. Mỗi liên hệ đại diện cho một khách hàng thật. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp là cung cấp những giá trị đến với những liên hệ đó. Những giá trị này chính là sản phẩm, dịch vụ có ý nghĩa, giải quyết được vấn đề của người dùng tại bất kỳ thời điểm nào mà họ cần đến. Và điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. 

Các khách hàng của doanh nghiệp nơi bạn công tác đang không được quản lý một cách có hệ thống, nằm rải rác ở nhiều nơi? Phải dành nhiều thời gian để sắp xếp lại thông tin khách hàng. Lúc này, phân hệ Liên hệ của AMIS Bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề vừa nêu trên.

Liên hệ trên AMIS Bán hàng được định nghĩa là các khách hàng cá nhân hoặc liên hệ của các khách hàng tổ chức.

2. Thêm mới Liên hệ

AMIS Bán hàng cho phép tạo Liên hệ bằng nhiều cách khác nhau. Nhấn vào phân hệ Liên hệ để xem trang chủ màn hình danh sách liên hệ và thực hiện các thao tác sau:

2.1. Thêm mới Liên hệ riêng lẻ

Nhập thủ công tất cả thông tin của Liên hệ, thực hiện thêm lần lượt từng liên hệ. Người dùng có thể nhập chi tiết vào mẫu Thêm khách hàng hoặc Nhân bản từ Khách hàng đã có trên phần mềm.

Nhập chi tiết vào mẫu Thêm Khách hàng:

  • Vào phân hệ Liên hệ, nhấn Thêm ở góc phải màn hình để thêm liên hệ.
  • Trên giao diện Thêm Liên hệ, khai báo các thông tin Liên hệ.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành.

Nhân bản liên hệ:

  • Ở chi tiết bản ghi Liên hệ, hãy nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm và chọn Nhân bản.
  • Tại màn hình Nhân bản liên hệ chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin của bản ghi trước đó, bạn sửa lại các thông tin cần thiết.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành.

2.2. Nhập khẩu Liên hệ

Dữ liệu có thể được thu thập thông qua nhiều nguồn khác nhau như NVKD tự tìm kiếm, khách hàng hoặc đối tác giới thiệu, thông qua hội thảo, sự kiện, tập huấn, khách hàng biết đến sản phẩm qua các chiến dịch marketing và tìm đến,… Thu thập thông tin và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả có ảnh hưởng rất lớn đến nâng cao doanh thu. 

Phần mềm AMIS Bán hàng của MISA sẽ giúp bạn quản lý thông tin liên hệ khách hàng nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả bằng cách sử dụng chức năng nhập khẩu. Chức năng nhập khẩu hỗ trợ thêm nhanh hàng loạt bản ghi từ tệp dữ liệu có sẵn đã được nhân viên kinh doanh thu thập lại trong tệp nguồn có định dạng: .xls, .xlsx, .csv, .ods hoặc .vcf.

Xem hướng dẫn nhập khẩu Liên hệ chi tiết tại đây.

 3. Chuyển đổi từ Tiềm năng thành Liên hệ

Hệ thống cho phép chuyển đổi Tiềm năng thành Liên hệ, Khách hàng và Cơ hội trên trang chi tiết tiềm năng.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Vào phân hệ Tiềm năng, nhấn vào thông tin Họ và tên bản ghi để hiển thị giao diện Chi tiết bản ghi.
  • Tại chi tiết bản ghi Tiềm năng, nhấn Chuyển đổi.
  • Tại màn hình Chuyển đổi tiềm năng điền các thông tin để chuyển đổi tiềm năng. Sau đó nhấn Chuyển đổi.
  • Tại giao diện Đã chuyển đổi tiềm năng, bạn nhấn vào dòng Liên hệ để chuyển đến bản ghi Liên hệ vừa chuyển đổi.

Lưu ý:

  • Một vài trường thông tin mặc định có thể không hiển thị hoặc không được phép sửa tùy thuộc vào quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Trường hợp bạn muốn thêm hoặc thay đổi các thiết lập trường thông tin, vui lòng liên hệ với quản trị hệ thống AMIS Bán hàng để được hỗ trợ.

4. Quản lý Liên hệ

Liên hệ là đối tượng Khách hàng cá nhân hoặc là liên hệ của Khách hàng tổ chức mà NVKD đang thực hiện tìm hiểu, chăm sóc, demo/giới thiệu sản phẩm, thuyết phục Khách hàng đồng ý mua sản phẩm Doanh nghiệp bán. Việc chăm sóc Liên hệ có vai trò rất quan trọng trong quy trình bán hàng của Doanh nghiệp, trực tiếp ảnh hưởng đến quyết định mua sản phẩm. Do đó AMIS Bán hàng ra đời giúp bạn quản lý, theo dõi, chăm sóc Liên hệ một cách dễ dàng, thuận tiện nhất, giúp tăng hiệu suất làm việc, tăng tỉ lệ chiến thắng của Cơ hội bán hàng.

4.1. Danh sách liên hệ

Giúp quản lý và theo dõi danh sách Liên hệ trên ứng dụng AMIS Bán hàng.

4.1.1 Thiết lập giao diện

Giao diện là hiển thị lên danh sách nhóm các bản ghi thỏa mãn điều kiện được thiết lập sẵn. Thiết lập giao diện giúp hiển thị danh sách dữ liệu theo nhu cầu của người dùng.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

4.1.2. Bộ lọc Liên hệ

Cho phép thiết lập giá trị bộ lọc và lưu bộ lọc giúp tìm kiếm các bản ghi nhanh chóng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

4.1.3 Lịch sử giao dịch

Thao tác với Lịch sử giao dịch

  • Cho phép người dùng xem lại lịch sử các thay đổi đối với bản ghi.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Tại màn hình danh sách Liên hệ, nhấn vào dòng chứa bản ghi để xem thông tin lịch sử giao dịch gồm lịch sử Hoạt động và lịch sử Mua hàng.

Tại tab Hoạt động: hiển thị các lịch sử hoạt động của NCKD thực hiện với Liên hệ.

Tại tab Mua hàng: hiển thị các lịch sử thông tin đơn hàng của Liên hệ. Ấn vào thông tin Mã đơn hàng và Ngày/tháng/năm để hiển thị bản ghi chi tiết trong phân hệ Báo giá.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Các chức năng 

  • Thêm cuộc gọi: Cho phép người dùng thêm thông tin cuộc gọi đến khách hàng đã chọn.

Hướng dẫn thực hiện:

Tại giao diện Lịch sử giao dịch chọn Thêm cuộc gọi. Khai báo thông tin cần thiết.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

  • Thêm nhiệm vụ: Cho phép người dùng tạo mới thêm nhiệm vụ cần thực hiện với khách hàng đã chọn.

Hướng dẫn thực hiện:

Tại giao diện Lịch sử giao dịch chọn Thêm nhiệm vụ. Khai báo thông tin cần thiết.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

  • Thêm lịch hẹn: Cho phép người dùng tạo mới thêm lịch hẹn cần thực hiện với khách hàng đã chọn.

Hướng dẫn thực hiện:

Tại giao diện Lịch sử giao dịch chọn Thêm lịch hẹn. Khai báo thông tin cần thiết.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

  • Gửi Email: Cho phép người dùng gửi email đến khách hàng đã chọn

Hướng dẫn thực hiện: 

Tại giao diện Lịch sử giao dịch chọn Gửi Email. Để thực hiện thao tác này cần thiết lập Email để gửi mail dễ dàng. Tại dòng “ Bạn vui lòng thực hiện kết nối tại đây.”, ấn vào tại đây để thiết lập kết nối Email.

 Tại phần Thiết lập Email, khai báo thông tin cần thiết rồi nhấn Kiểm tra thiết lập.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

4.2. Chức năng hàng loạt trên phân hệ Liên hệ

4.2.1.  Bàn giao công việc

  • Giúp Quản lý nhân viên dễ dàng, nhanh chóng bàn giao lại công việc, nội dung chăm sóc Liên hệ cho NVKD khác.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Bàn giao công việc.

Xem hướng dẫn thực hiện từng chức năng tại đây.

4.2.2. Cập nhập hàng loạt

  • Tính năng cho phép cập nhập một trường thông tin của hàng loạt Liên hệ.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, sau đó nhấn Cập nhập hàng loạt.

Tại màn hình Liên hệ – Cập nhập hàng loạt thiết lập điều kiện để lọc các liên hệ muốn cập nhập. Tích chọn liên hệ muốn cập nhập được hiển thị trên danh sách theo điều kiện lọc.

Nhấn Cập nhật để hoàn thành.

4.2.3. Xóa hàng loạt

  • Tính năng cho phép xóa nhiều bản ghi trên phân hệ Liên hệ theo điều kiện lọc bản ghi.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, đó nhấn Xóa hàng loạt.

Xem hướng dẫn thực hiện từng chức năng tại đây.

4.2.4. Quản lý thẻ

  • Tính năng cho phép quản lý danh sách thẻ được thêm từ giao diện Quản lý thẻ – Liên hệ.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, đó nhấn Quản lý thẻ.

Xem hướng dẫn thực hiện chi tiết tại đây.

4.2.5. In

  • Tính năng cho phép in toàn bộ Liên hệ
  • Hướng dẫn thực hiện: 

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, đó nhấn In.

Xem hướng dẫn thực hiện chi tiết tại đây.

4.2.6. Xuất khẩu toàn bộ

  • Tính năng cho phép xuất khẩu toàn bộ Liên hệ
  • Hướng dẫn thực hiện: 

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, đó nhấn Xuất khẩu toàn bộ.

Xem hướng dẫn thực hiện chi tiết tại đây.

4.2.7. Thùng rác

  • Tính năng cho phép hiển thị tất cả các bản ghi mà bạn có quyền truy cập đã bị xóa trong tài khoản AMIS Bán hàng của bạn. 
  • Hướng dẫn thực hiện: 

Vào phân hệ Liên hệ, nhấn vào biểu tượng ở góc phải màn hình, đó nhấn Thùng rác.

Sau khi bản ghi bị xóa, chúng sẽ được lưu trữ trong thùng rác 60 ngày. Sau đó chúng sẽ bị xóa vĩnh viễn. Chỉ người dùng có vai trò Quản trị hệ thống mới có quyền xóa bản ghi trong thùng rác. Người dùng không phải Quản trị hệ thống có thể khôi phục bản ghi của chính họ từ thùng rác. Tùy thuộc vào quyền của họ, họ cũng có thể khôi phục bản ghi của người dùng khác.

Nhấn Xóa/Khôi phục để hoàn thành.

4.3. Các tính năng cho bản ghi Liên hệ

Tại màn hình danh sách phân hệ Liên hệ, chọn một hoặc nhiều liên hệ bất kì để tiến hành thao tác.

4.3.1. Gắn thẻ

Tính năng phục vụ việc giao nhiệm vụ để thực hiện chăm sóc, quản lý Liên hệ.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

4.3.2. Cập nhật thông tin 

Giúp sửa lại 1 trường thông tin bất kỳ của Liên hệ mà không cần vào màn hình chi tiết.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

4.3.3. Chọn vào chiến dịch 

Cho phép người dùng thêm các Liên hệ đã được tích chọn trên danh sách vào Chiến dịch.

  • Khi nhấn Chọn vào chiến dịch, chương trình sẽ hiển thị danh sách chiến dịch.
  • Người dùng chọn Chiến dịch, sau đó nhấn Chọn để thêm Liên hệ đó vào Chiến dịch.
  • Ngoài ra, người dùng có thể Thêm nhanh chiến dịch hoặc Thêm Chào hàng ngay trên giao diện Chọn chiến dịch bằng cách chọn chức năng tương ứng.
  • Nhấn Lưu và chọn/Lưu để hoàn thành

4.3.4. Bàn giao công việc

Giúp Quản lý nhân viên dễ dàng, nhanh chóng bàn giao lại công việc, nội dung Liên hệ cho NVKD khác. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

4.3.5. Thao tác với tính năng Sinh Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng từ Liên hệ

Từ giao diện Danh sách Liên hệ, tích chọn một bản ghi Liên hệ muốn Sinh Cơ hội, Sinh báo giá hoặc Sinh đơn hàng, sau đó nhấn và chọn chức năng tương ứng.

Hoặc tại chi tiết bản ghi Liên hệ nhấn Sinh cơ hội/Sinh báo giá hoặc Sinh đơn hàng và chọn chức năng tương ứng.

  • Sinh báo giá: Là gửi khách hàng thông tin giá cả của tất cả hàng hóa mà khách hàng đang có nhu cầu mua.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Tại giao diện chi tiết điền đầy đủ các dữ liệu Thông tin chi tiết, Thông tin hàng hóa. 

Nhấn Lưu để hoàn thành.

  • Sinh cơ hội: Sau khi liên hệ tiềm năng và nhận lại được phản hồi của khách hàng, người dùng sẽ sinh ra cơ hội để lưu trữ lại thông tin phản hồi đó, và đánh giá xem tỉ lệ khả năng sẽ mua hàng của khách hàng là ở giai đoạn nào.
  • Hướng dẫn thực hiện:

Tại giao diện chi tiết điền đầy đủ các dữ liệu Thông tin chung, Thông tin hàng hóa, Thông tin địa chỉ

Nhấn Lưu để hoàn thành.

  • Sinh đơn hàng: Nếu việc thỏa thuận thống nhất của hai bên đi đến quyết định đồng ý mua hàng thì người dùng có thể tiếp tục sinh đơn hàng từ báo giá, để lưu lại danh sách hàng hóa và thông tin khách hàng. 
  • Hướng dẫn thực hiện: 

Tại giao diện chi tiết điền đầy đủ các dữ liệu Thông tin chung, Thông tin hàng hóa, Tình trạng thực hiện đơn hàng, Thông tin hóa đơn, Thông tin giao hàng, Thông tin hệ thống .  

Nhấn Lưu để hoàn thành.

4.3.6. Chức năng khác 

Ngoài các chức năng chính ra, các chức năng khác sẽ được hiển thị tại biểu tượng trên thanh công cụ.

  • Chọn lộ trình đi tuyến: 

Đối với các Doanh nghiệp có NVKD thường xuyên phải đi thị trường, NVKD cần phải lên lịch trình đi để tiết kiệm thời gian di chuyển. Khi đã có lộ trình đi tuyến cụ thể, NVKD tiến hành đi thị trường và thao tác trên mobile. Quản lý/NVKD có thể theo dõi lộ trình đi tuyến một cách chi tiết.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Tại màn hình danh sách phân hệ Liên hệ, tích chọn một hoặc nhiều Liên hệ nhấn vào biểu tượng và chọn Chọn lộ trình đi tuyến.
  • Tại màn hình Chọn lộ trình sẽ hiển thị danh sách lộ trình đi tuyến đã được thiết lập sẵn nếu có. Tích chọn lộ trình đi tuyến và ấn Chọn để hoàn thành.
  • Xem hướng dẫn thêm mới lộ trình đi tuyến tại đây.
  • Email Marketing: 

Cho phép thiết lập các tính năng để có thể thực hiện gửi Email Marketing chăm sóc khách hàng tiềm năng. Hiện tại, AMIS Bán hàng đang đáp ứng hỗ trợ kết nối với ZetaMail, MailChimp, GetResponse.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Tại màn hình danh sách phân hệ Liên hệ, tích chọn một hoặc nhiều Liên hệ nhấn vào biểu tượng và chọn Email Marketing.
  • Tại màn hình Chọn danh sách Email Marketing sẽ hiển thị danh sách Email Marketing có sẵn nếu đã được thiết lập trước đó. Người dùng tích chọn danh sách gửi Email marketing có sẵn hoặc thêm danh sách mới bằng cách nhấn chọn Thêm danh sách và khai báo các thông tin. Sau đó nhấn Đồng ý để hoàn thành.

Lưu ý: Bạn cần thiết lập Email Marketing để sử dụng chức năng này, nếu bạn chưa thiết lập hãy xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Gửi SMS: 

Trong quá trình kinh doanh/chăm sóc khách hàng, NVKD sẽ cần gửi tin nhắn SMS bằng SMS Brandname cho khách hàng để thông báo lịch hẹn hoặc chăm sóc khách hàng. Đối với khách hàng có nhiều nhân viên cùng chăm sóc thì sẽ có 1 NVKD gửi tin nhắn và trao đổi lại với các nhân viên khác để cùng nắm được thông tin. 

Hướng dẫn thực hiện: 

  • Tại màn hình danh sách phân hệ Liên hệ, tích chọn một hoặc nhiều Liên hệ nhấn vào biểu tượng và chọn Gửi SMS.

Lưu ý: Để thực hiện được chức năng này, bạn cần thiết lập SMS Brandname, nếu chưa thiết lập, xem tại đây.

  • Gộp trùng: Cho phép người dùng gộp trùng các bản ghi trùng thông tin có trên chương trình.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • In nhãn thư: Cho phép người dùng in thông tin dưới dạng nhãn thư để dán lên phong bì thư khi gửi thư đường bưu điện cho Khách hàng (ví dụ: gửi danh thiếp, voucher, giấy mời tham gia sự kiện,…).

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Xuất khẩu: Cho phép xuất khẩu các bản ghi đang được tích chọn từ các phân hệ trên AMIS Bán hàng ra file định dạng xlsx.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Chia sẻ: Cho phép chia sẻ thông tin cho một hoặc nhiều người dùng khác đều xem được dữ liệu của phân hệ.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

  • Xóa: Cho phép xóa các bản ghi được chọn khỏi Liên hệ

Tại danh sách bản ghi tích chọn bản ghi cần xóa, hãy nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm và chọn Xóa.

Nhấn Đồng ý để hoàn thành.

4.4. Nhấn vào Tiêu đề cột để Sắp xếp danh sách 

Tại màn hình danh sách hãy nhấp vào tiêu đề cột bất kì như Thẻ, Mã liên hệ, Xưng hô, Họ và tên, Chức danh, ĐT di động, ĐT cơ quan, Email cơ quan,… để sắp xếp danh sách các bản ghi theo thứ tự Tăng, Giảm hoặc Tìm kiếm.

4.5. Thao tác với chi tiết bản ghi Liên hệ

Nhấn vào thông tin Mã liên hệ, Họ và tên hoặc nhấp chuột trái liên tục hai lần vào bản ghi cần thao tác để hiển thị giao diện Chi tiết bản ghi.

4.5.1. Thao tác với chi tiết bản ghi Liên hệ

  • Gọi điện: Cho phép người dùng thực hiện gọi điện trực tiếp từ phần mềm cho Tiềm năng (Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối với VOIP. Chi tiết tại đây).
  • Gửi email: Cho phép người dùng thực hiện gửi Email cho một hoặc một số Tiềm năng được chọn trong danh sách, (Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối email, chi tiết tại đây)
  • Gửi SMS: Cho phép người dùng thực hiện gửi tin nhắn SMSBrandname trực tiếp từ phần mềm cho Tiềm năng (Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối với SMSBrandname. Chi tiết tại đây).
  • Sinh cơ hội/Sinh báo giá/Sinh đơn hàng: cho phép người dùng

4.5.2. Chức năng khác

Nhấn vào tính năng mở rộng biểu tượng   để hiển thị thêm các chức năng khác. Xem hướng dẫn thực hiện từng chức năng tại đây.

4.6. Danh sách liên quan

Danh sách liên quan cho phép bạn thay đổi thứ tự hiển thị khi xem chi tiết bản ghi trong mỗi phân hệ. Ngoài ra, bạn cũng có thể ẩn hiện danh sách liên quan trên phân hệ để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Xem hướng dẫn cách thao tác trên Danh sách liên quan tại đây.

Cập nhật 08/02/2022

Bài viết này hữu ích chứ?