1. Trang chủ
  2. Đơn hàng

Đơn hàng

Đơn hàng được hiểu là đơn hàng/hợp đồng.

Đơn hàng chứa số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng (sản phẩm) bao gồm số lượng và giá dựa trên Báo giá bán hàng, địa chỉ thanh toán, địa chỉ giao hàng và Điều khoản & điều kiện khác.

Các thao tác với đơn hàng trên AMIS Bán hàng cụ thể như sau: 

1. Thêm mới Đơn hàng

Phần mềm cho phép tạo Đơn hàng bằng nhiều cách khác nhau:

Cách 1: Thêm từng Đơn hàng: Nhập thủ công tất cả thông tin của đơn hàng, thực hiện thêm lần lượt từng Đơn hàng.

Vào phân hệ Đơn đặt hàng, nhấn Thêm.

Chọn bố cục Đơn hàng là Mẫu tiêu chuẩn hoặc Đơn hàng cha.

Khai báo các thông tin của đơn hàng. Sau đó nhấn Lưu để hoàn thành.

Khi chọn Khách hàng vào Đơn hàng, phần mềm tự động tính toán và hiển thị thông tin Hạn thanh toán (Hạn thanh toán = Ngày đặt hàng + Số ngày được nợ).

Cách 2: Nhân bản Đơn hàng

Tại chi tiết bản ghi Đơn hàng, nhấn và chọn Nhân bản.

Chỉnh sửa lại thông tin chi tiết trên biểu mẫu nhân bản Đơn hàng. Nhấn Lưu.

Cách 3: Thêm hàng loạt Đơn hàng bằng chức năng Nhập khẩu: AMIS Bán hàng cho phép thêm hàng loạt dữ liệu khi có tệp danh sách Đơn hàng có đuôi xls, xlsx, ods, csv,vcf. Chi tiết xem tại đây.

Lưu ý:

  • Một vài trường thông tin mặc định có thể không hiển thị hoặc không được phép sửa tùy thuộc vào quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Trường hợp bạn muốn thêm hoặc thay đổi các thiết lập trường thông tin, vui lòng liên hệ với quản trị hệ thống AMIS Bán hàng để được hỗ trợ.

2. Quản lý danh sách đơn hàng

Giúp quản lý và theo dõi danh sách Đơn hàng trên ứng dụng AMIS Bán hàng.

2.1. Thiết lập giao diện

Thiết lập giao diện giúp hiển thị danh sách dữ liệu theo nhu cầu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

2.2. Bộ lọc

Cho phép thiết lập giá trị bộ lọc và lưu bộ lọc giúp tìm kiếm các bản ghi nhanh chóng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

2.3. Chức năng hàng loạt

Tại màn hình danh sách Đơn hàng, nhấn vào biểu tượng  để hiển thị các chức năng hàng loạt như Bàn giao công việc, Xóa hàng loạtCập nhật hàng loạtQuản lý thẻ,…

Xem hướng dẫn thực hiện từng chức năng tại đây.

2.4. Báo cáo nhanh

Giúp Ban Lãnh đạo, Quản lý, NVKD nắm được thông tin tình hình thực hiện doanh số của các đơn vị cấp thấp hơn và nhân viên cụ thể, từ đó có các biện pháp hỗ trợ kịp thời để cải thiện tình hình thực hiện doanh số và đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.

Xem chi tiết tại đây.

2.5. Chức năng trên màn hình danh sách

Trên màn hình danh sách Đơn hàng, tích chọn các bản ghi: Phần mềm hiển thị thêm các chức năng.

  • Gắn Thẻ: Phục vụ việc giao nhiệm vụ để thực hiện chăm sóc, quản lý đơn hàng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Bỏ thẻ: Loại bỏ các thẻ đang được gắn vào đơn hàng.
  • Đề nghị ghi DS: Đề nghị ghi nhận doanh số cho các đơn hàng
  • Thu hồi đề nghị ghi DS (chỉ áp dụng đối với 1 đơn hàng): Thu hồi đề nghị ghi nhận doanh số của đơn hàng
  • Đề nghị hủy DS (chỉ áp dụng đối với 1 đơn hàng): Lập đề nghị hủy doanh số cho đơn hàng đã được ghi doanh số
  • Ghi doanh số: Quản lý có quyền thực hiện ghi doanh số cho các đơn hàng
  • Từ chối ghi: Quản lý có quyền thực hiện từ chối ghi doanh số cho các đơn hàng
  • Đề nghị xuất hóa đơn: Lập đề nghị xuất hóa đơn cho các đơn hàng (xem mục 3.2)

Xem hướng dẫn thực hiện các chức năng khác tại đây.

Ngoài ra:

Nhấn vào Tiêu đề cột để Sắp xếp danh sách.

Di chuột tới vào bản ghi sẽ hiển thị chức năng Sửa bản ghi (biểu tượng )

2.6. Thêm/Sửa hàng hóa của hàng loạt đơn hàng

Chức năng cho phép thêm mới, thay đổi nhiều hàng hóa vào hàng loạt đơn hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Trên màn hình danh sách Đơn hàng, tích chọn đơn hàng muốn sửa (tối đa 100 đơn hàng) và chọn Cập nhật hàng hóa.

Tại giao diện Cập nhật hàng hóa, người dùng có thể thêm hàng hóa muốn cập nhật bằng cách Nhập khẩu hàng hóa/Chọn hàng hóa từ Báo giá/Đơn hàng cha hoặc Chọn hàng hóa từ kho.

Người dùng chọn Chèn thêm để thêm hàng hóa vào cuối cùng bảng thông tin hàng hóa của tất cả đơn hàng được chọn hoặc Ghi đè để thay thế toàn bộ hàng hóa trong đơn hàng được chọn bằng các hàng hóa được chọn.

Nhấn Cập nhật để hoàn thành.

Lưu ý:

  • Chỉ có thể thực hiện cập nhật hàng loạt đối với đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Bản nháp/Từ chối ghi và đơn hàng người dùng có quyền sửa.
  • Phần mềm hiện chưa hỗ trợ cập nhật hàng loạt hàng hóa cho đơn hàng có sử dụng ngoại tệ.

2.7. Đề nghị trả lại hàng bán từ nhiều đơn hàng

Chức năng cho phép tạo đề nghị Trả lại hàng bán từ nhiều đơn hàng của cùng một khách hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý: Chỉ có thể trả lại hàng đối với Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi hoặc Đã ghi.

Tại màn hình danh sách đơn hàng, tích chọn các đơn hàng muốn yêu cầu trả lại hàng của cùng một khách hàng. Sau đó, nhấn biểu tượng và chọn Đề nghị trả hàng.

Khai báo các thông tin trả lại hàng và nhấn Lưu.

2.8. Cập nhật thông tin

Chức năng cho phép cập nhật nhanh thông tin cùng lúc cho nhiều đơn hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Trên màn hình danh sách, tích chọn 1 hoặc nhiều bản ghi và chọn Cập nhật thông tin.

Chọn trường thông tin và giá trị muốn cập nhật.

Nhấn Cập nhật để hoàn thành.

3. Chi tiết Đơn hàng

3.1. Đề nghị ghi doanh số

Lưu ý: Phần mềm chỉ cho phép đề nghị ghi doanh số đối với Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Bản nháp/Từ chối ghi.

3.1.1. Đề nghị ghi 1 đơn hàng (Không chia doanh số)

Tại giao diện chi tiết bản ghi đơn hàng, nhấn Đề nghị ghi DS (hoặc Tại màn hình danh sách Đơn hàng, tích chọn Đơn hàng và chọn Đề nghị ghi DS).

Màn hình Đề nghị ghi DS hiện lên, phần mềm tự động hiển thị các thông tin DS ghi nhận, trong đó thông tin Người được ghi nhận doanh số được mặc định là Người thực hiện của Đơn hàng.

Người dùng kiểm tra các thông tin và sửa lại nếu cần.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

3.1.2. Đề nghị ghi 1 đơn hàng (Chia doanh số)

Tại giao diện chi tiết bản ghi đơn hàng, nhấn Đề nghị ghi DS (hoặc Tại màn hình danh sách Đơn hàng, tích chọn Đơn hàng và chọn Đề nghị ghi DS).

Tại màn hình kiểm tra thông tin ghi nhận DS, chọn Chia doanh số.

Người dùng nhấn icon +/- ở đầu dòng để Thêm/Xoá dòng chia doanh số và sửa lại các thông tin (nếu cần).

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Lưu ý

  • Nếu Tình trạng ghi doanh số là Bản nháp thì Chi tiết bản ghi sẽ hiển thị chức năng Đề nghị ghi DS và cho phép Sửa bản ghi.
  • Còn nếu Tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi thì Chi tiết bản ghi đó sẽ có chức năng Thu hồi đề nghị ghi DS và không cho phép Sửa bản ghi.
  • Phần mềm cho phép thiết lập sửa bảng thông tin hàng hóa khi đơn hàng có tình trạng Đề nghị ghi/ Đã ghi. Chi tiết tại đây

3.2. Đề nghị xuất hóa đơn

Lưu ý: Phần mềm không cho phép đề nghị xuất hóa đơn đối với Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Bản nháp.

Tại giao diện chi tiết bản ghi đơn hàng, nhấn Đề nghị xuất hóa đơn (hoặc Tại màn hình danh sách Đơn hàng, tích chọn Đơn hàng và chọn Đề nghị xuất hóa đơn).

Màn hình Đề nghị xuất hóa đơn hiện lên, phần mềm tự động hiển thị các thông tin. Người dùng kiểm tra các thông tin và sửa lại nếu cần.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

*** Trường hợp muốn gộp nhiều Đơn hàng để xuất thành 1 hoá đơn cho khách hàng, NVKD tích chọn nhiều đơn hàng tại màn hình danh sách và chọn Đề nghị xuất hoá đơn.

Tại màn hình bật lên, chọn Xuất 1 hoá đơn cho các đơn hàng lẻ => Nhấn Tiếp theo. Sau đó kiểm tra thông tin rồi Lưu lại đề nghị xuất hoá đơn tạo ra.

3.3. Ghi doanh số, Từ chối ghi

Cho phép người dùng thực hiện Ghi doanh số/ Từ chối ghi doanh số. Chi tiết tại đây

3.4. Đề nghị trả lại hàng bán

Chức năng cho phép tạo đề nghị Trả lại hàng bán từ đơn hàng cụ thể trên phần mềm.

Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý: Phần mềm chỉ cho phép trả lại hàng đối với Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi hoặc Đã ghi.

Tại giao diện chi tiết đơn hàng, nhấn biểu tượng và chọn Đề nghị trả hàng.

Khai báo các thông tin trả lại hàng và nhấn Lưu.

3.5. Đơn hàng cha

3.5.1. Thêm Đơn hàng con từ Đơn hàng cha

Tại giao diện chi tiết đơn hàng cha, nhấn biểu tượng và chọn Thêm đơn hàng con.

Khi đó, phần mềm tự động hiển thị các thông tin bao gồm:

  • Sao chép thông tin của đơn hàng cha vào đơn hàng con
  • Sao chép thông tin bảng hàng hóa từ đơn hàng cha sang đơn hàng con
  • Ngày ghi sổ của đơn hàng con tự động tính là ngày hiện tại
  • Số lượng của hàng hóa trong bảng hàng hóa của đơn hàng con là Số lượng chưa đặt của hàng hóa đó trên đơn hàng cha (Số lượng chưa đặt = Số lượng trên đơn hàng cha – Số lượng đã đặt)
  • Trường Tình trạng ghi doanh sốTình trạng không sao chép từ đơn hàng cha sang đơn hàng con

Lưu ý: Chọn hàng hóa có sẵn từ Báo giá/Đơn hàng cha. Chi tiết tại đây.

Người dùng chỉnh sửa các thông tin và nhấn Lưu để hoàn thành thêm đơn hàng con.

3.5.1. Đề nghị xuất hóa đơn cho Đơn hàng cha

Tại giao diện chi tiết bản ghi đơn hàng cha, nhấn Đề nghị xuất hóa đơn (hoặc Tại màn hình danh sách Đơn hàng, tích chọn Đơn hàng cha và chọn Đề nghị xuất hóa đơn).

Chọn loại đề nghị xuất hóa đơn.

Màn hình Đề nghị xuất hóa đơn hiện lên, phần mềm tự động hiển thị các thông tin. Người dùng kiểm tra các thông tin và sửa lại nếu cần.

3.6. Chọn mã quy cách còn tồn kho của hàng hóa khi lập Báo giá/Đơn hàng/Hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh quần áo, máy móc, thiết bị, mỗi hàng hóa thường có nhiều đặc tính (mã quy cách): quần áo có nhiều màu sắc, kích thước; xe máy có số khung, số máy riêng;…

Chức năng cho phép chọn mã quy cách còn tồn kho của hàng hóa khi NVKD lập Báo giá/Đơn hàng/Hóa đơn.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3.7. Cảnh báo khi Đơn giá bán thấp hơn Đơn giá sàn

Chức năng giúp cảnh báo/không cho phép/luôn cho phép NVKD tạo đơn hàng có đơn giá bán thấp hơn đơn giá bán tối thiểu của hàng hóa

Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý:

  • Để sử dụng chức năng này, trước tiên, người dùng cần thiết lập đơn giá sàn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Nếu đơn hàng sử dụng nhiều đơn vị tính thì Đơn giá sàn được tính theo Đơn giá của đơn vị chuyển đổi.

Khi người dùng lưu đơn hàng, nếu Đơn giá của hàng hóa trong bảng hàng hóa thấp hơn Đơn giá sàn (được chọn trong thiết lập) của hàng hóa đó thì phần mềm hiển thị cảnh báo:

  • Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa có đơn giá bán thấp hơn đơn giá sàn. Lúc này, người dùng sẽ không thể lưu đơn hàng.
  • Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa các hàng hóa có đơn giá bán thấp hơn đơn giá sàn. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.
  • Đối với hành xử Luôn cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.

3.8. Cảnh báo/Không cho phép lập đơn hàng có hàng hóa vượt quá SL tồn/SL có thể đặt

NVKD khi tư vấn, bán hàng sẽ kiểm tra số lượng tồn trong kho để tiến hành đặt hàng. Tuy nhiên, đôi khi tư vấn số lượng khách hàng lớn, NVKD thường không chú ý đến số lượng tồn kho mà vẫn lên đơn hàng.

Khi chuyển sang bộ phận liên quan kiểm tra lại thấy thiếu hàng phải báo cho NVKD, NVKD phải báo lại cho khách hàng, dẫn đến mất nhiều thời gian của cả NV và khách hàng, ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ.

Chức năng giúp cảnh báo/không cho phép/luôn cho phép NVKD lưu đơn hàng khi hàng hóa vượt quá SL tồn/SL có thể đặt tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm thời gian NV phải rà soát lại đơn hàng, đồng thời tránh mất nhiều thời gian của khách hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý:

  • Để sử dụng chức năng này, trước tiên người dùng cần thiết lập hành xử theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
  • Hệ thống không áp dụng chức năng này đối với hàng hóa có Tính chất là Dịch vụ.

Khi người dùng lưu đơn hàng, nếu số lượng hàng hóa trong bảng hàng hóa vượt quá SL hàng hóa tồn/SL hàng hóa có thể đặt tính theo đơn vị tính đã chọn thì phần mềm hiển thị cảnh báo:

  • Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa đặt vượt quá số lượng. Lúc này, người dùng sẽ không thể lưu đơn hàng.
  • Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa đặt vượt quá số lượng. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.
  • Đối với hành xử Luôn cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.

** Đối với trường hợp sửa đơn hàng/cập nhật hàng hóa trong đơn hàng, số lượng có thể đặt của hàng hóa được tính không bao gồm số lượng đã đặt chưa giao của đơn hàng hiện tại đang thao tác.

3.9. Cảnh báo/Không cho phép lập đơn hàng vượt quá công nợ của Khách hàng

Doanh nghiệp quy định hạn mức nợ cho mỗi khách hàng khác nhau. NVKD không được phép bán thêm hàng nếu tổng của giá trị đơn hàng hiện tại và công nợ còn phải thu vượt quá hạn mức nợ của khách hàng theo quy định.

Chức năng giúp cảnh báo/không cho phép/luôn cho phép NVKD lưu đơn hàng có giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức nợ còn lại của khách hàng (đối với Khách hàng có thiết lập Hạn mức nợ) tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm tránh bán hàng khi nợ cũ chưa thu hồi, gây rủi to trong thu hồi công nợ.

Hướng dẫn thực hiện

Để sử dụng chức năng này, trước tiên, người dùng cần thiết lập hành xử theo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Khi người dùng lưu đơn hàng, nếu tổng Giá trị đơn hàng đang thao tác và Công nợ của khách hàng (được đồng bộ từ AMIS Kế toán) vượt quá Hạn mức nợ của khách hàng đó thì phần mềm hiển thị cảnh báo:

  • Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo; lúc này, người dùng sẽ không thể lưu đơn hàng.
  • Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.
  • Đối với hành xử Luôn cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.

3.10. Chức năng khác

Tại chi tiết bản ghi Đơn hàng, người dùng có thể thực hiện các chức năng khác: Sửa, Nhân bản, Xóa,…

4. Danh sách liên quan

Tại giao diện chi tiết bản ghi đơn hàng, trong phần Danh sách liên quan:

  • Nhấn vào tên danh sách liên quan để điều hướng đến phần tương ứng.
  • Có thể thêm các mục mới vào danh sách liên quan hiện có bằng cách nhấn vào biểu tượng + xuất hiện khi di chuột đến dòng Danh sách liên quan.
  • Có thể tùy chỉnh danh sách liên quan bằng cách nhấn vào biểu tượng  bên cạnh mục Danh sách liên quan.

Xem hướng dẫn cách thao tác trên Danh sách liên quan tại đây.

Lưu ý:

  • Tại Bảng Thông tin hàng hóa, phần mềm cho phép sao chép thông tin Kho, Số lượng, Đơn giá, Tỷ lệ chiết khấu, Tiền chiết khấu, Thuế suất, Đơn giá sau thuế của hàng hóa xuống dòng dưới để giúp người dùng thao tác nhanh hơn. Cụ thể như sau:
    • Trên bảng Thông tin hàng hóa, chọn Sao chép dữ liệu cho các dòng bên dưới => Chọn các cột sao chép dữ liệu => Sao chép
    • Nếu bật Hiển thị đơn giá sau thuế thì sẽ hiển thị trường Đơn giá sau thuế để sao chép thông tin xuống dòng dưới
    • Chi tiết xem tại đây
  • Tại trường Đơn vị thực hiện, phần mềm cho phép chọn lại đơn vị thực hiện. Cụ thể như sau:
    • Khi thêm, nhân bản, sinh đơn hàng thì trường Đơn vị thực hiện ngầm định theo phòng ban của Người thực hiện. Khi chọn lại Người thực hiện thì cũng ngầm định chọn lại Đơn vị thực hiện.
    • Cho phép chọn lại Đơn vị thực hiện khi người dùng thêm, sửa, nhân bản, sinh Đơn hàng
    • Nhấn Lưu

Cập nhật 01/07/2022

Bài viết này hữu ích chứ?