1. Trang chủ
  2. Thiết lập chung

Thiết lập chung

1. Thông tin tổ chức

Tại giao diện AMIS Bán hàng, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung/Tổ chức.

1.1. Thông tin tổ chức

Tại tab Tổ chức, hiển thị các thông tin chung của tổ chức được lấy từ thông tin trên Hệ thống AMIS.

1.2. Cơ cấu tổ chức

Hiển thị danh sách cơ cấu tổ chức phòng ban, bộ phận trong tổ chức đã được thiết lập trên AMIS.VN.

Tại tab Cơ cấu tổ chức, nhấn Mở rộng tất cả/Thu gọn tất cả để hiển thị đầy đủ/rút gọn gọn tương ứng tất cả danh sách đơn vị của tổ chức.

Đối với bản Platform: Để đồng bộ ngay lập tức thông tin Cơ cấu tổ chức từ AMIS Hệ thống về AMIS Bán hàng => Nhấn Cập nhật từ PlatForm

Nhấn đúp vào dòng Phòng/Ban trong Cơ cấu tổ chức để xem thông tin chi tiết (Mã đơn vị, Tên đơn vị, Trưởng đơn vị,…) và danh sách người dùng thuộc Cơ cấu tổ chức đó.

1.3. Nhóm Cơ cấu tổ chức

Đối với các Doanh nghiệp đa chi nhánh, đội ngũ kinh doanh có thể được tổ chức theo ngành dọc thành các khối kinh doanh theo dòng sản phẩm hoặc đối tượng khác hàng.

Ví dụ: Đối tượng khách hàng của doanh nghiệp gồm cá nhân và tổ chức. Doanh nghiệp tổ chức cơ cấu đội ngũ kinh doanh ở các chi nhánh đều gồm 2 nhóm bán hàng gồm bán cho KH cá nhân và bán cho KH tổ chức. Lúc này Doanh nghiệp sẽ xây dựng các chiến lược kinh doanh theo từng khối kinh doanh ngành dọc do đó có nhu cầu quản lý đội ngũ kinh doanh, phân tích các số liệu báo cáo theo từng nhóm ngành dọc.

Chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các nhóm cơ cấu tổ chức theo khối, ngành dọc từ đó làm căn cứ xây dựng các báo cáo phân tích theo nhóm cơ cấu tổ chức.

Tại tab Nhóm Cơ cấu tổ chức, người dùng thực hiện các thao tác:

1.2.1. Thêm nhóm mới

  • Nhấn Thêm nhóm.
  • Điền các thông tin chi tiết: Tên nhóm, chọn Cơ cấu tổ chức, Mô tả nhóm.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành: Hệ thống hiển thị chi tiết bản ghi nhóm Cơ cấu tổ chức được thêm mới.

1.2.2. Sửa/Xóa thông tin nhóm

Cách 1:

  • Di chuột đến dòng chứa nhóm Cơ cấu tổ chức muốn sửa.
  • Nhấn để Sửa thông tin chi tiết nhóm.
  • Nhấn để Xóa nhóm.
  • Nhấn Lưu/Đồng ý để hoàn thành.

Cách 2:

  • Vào chi tiết bản ghi nhóm muốn Xóa/Sửa.
  • Nhấn chọn Xóa/Sửa.
  • Nhấn Lưu/Đồng ý để hoàn thành.

2. Đa tiền tệ

Cho phép thiết lập sử dụng đa tiền tệ đối với doanh nghiệp có bán hàng liên quan tới ngoại tệ.

Hướng dẫn thực hiện

Tại giao diện AMIS Bán hàng, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung/Đa tiền tệ.

2.1. Thiết lập sử dụng đa tiền tệ

Nhấn Chỉnh sửa để thiết lập:

  • Sử dụng đa tiền tệ: Tích chọn nếu DN có sử dụng đa tiền tệ
  • Loại hiển thị: Lựa chọn cách hiển thị các trường thông tin liên quan tới đa tiền tệ trên Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn.
    • Hiển thị khi cần: Nếu chọn lựa chọn này, các trường thông tin nguyên tệ sẽ chỉ hiển thị khi Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn có sử dụng ngoại tệ.
    • Luôn hiển thị ngoại tệ trên Báo giá/Đơn hàng/Hóa đơn: Nếu chọn lựa chọn này, các trường thông tin nguyên tệ sẽ luôn hiển thị.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

2.2. Thêm mới loại tiền

  • Nhấn Thêm loại tiền.
  • Nhập thông tin ngoại tệ thêm mới bao gồm: Mã loại tiềnTên loại tiềnToán tửTỉ giáKích hoạt.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành.

2.3. Sắp xếp danh sách loại tiền

  • Nhấn Sắp xếp.
  • Nhấn và giữ tại dòng chứa loại tiền tệ cần sắp xếp, sau đó kéo tới vị trí mong muốn: Thứ tự hiển thị trong danh sách chọn Loại tiền của Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn sẽ theo thứ tự sắp xếp này.
  • Nhấn Lưu để hoàn thành.

3. Định dạng số

Cho phép thiết lập số ký tự thập phân của các trường định dạng Tiền tệ, Tiền nguyên tệ, Đơn giá, Số thập phân.

Hướng dẫn thực hiện

Tại giao diện AMIS Bán hàng, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung/Định dạng số.

Nhấn Chỉnh sửa để sửa các thiết lập:

  • Ký tự ngăn cách: Lựa chọn ký tự ngăn cách hàng nghìn và hàng thập phân
  • Số chữ số sau thập phân: Thiết lập số chữ số hiển thị sau dấu thập phân của các trường thông tin có dạng Tiền tệ, Tiền nguyên tệ, Đơn giá, Số thập phân

Nhấn Lưu để hoàn thành.

4. Hàng hóa và đơn hàng

Tại giao diện AMIS Bán hàng, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung/Hàng hóa và đơn hàng.

4.1. Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT)

AMIS Bán hàng hỗ trợ đáp ứng các mức thuế GTGT khác cho khách hàng ở thị trường ngoài VN. Ví dụ như ở Lào hiện đang áp dụng mức thuế GTGT là 7%.

Chức năng cho phép thiết lập mức thuế GTGT khác áp dụng tùy theo từng doanh nghiệp.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Tại mục Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Phần mềm đáp ứng sẵn các mức thuế GTGT bao gồm: 0%, 5%, 8%, 10%, KCT (Không chịu thuế GTGT), KKKNT (Không kê khai, tính nộp thuế GTGT) -> Các giá trị thuế này là mặc định không sửa được.

Nhấn Thêm dòng để thêm giá trị thuế.

Khai báo tên hiển thị và giá trị thuế suất (%).

Di chuột vào dòng thuế và nhấn biểu tượng để loại bỏ giá trị thuế.

Lưu ý: Chỉ loại bỏ được thuế suất khi chưa phát sinh sử dụng.

Nhấn và giữ biểu tượng ở cuối dòng để sắp xếp vị trí hiển thị các giá trị thuế suất.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

4.2. Chọn hàng hóa vào Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn

Đối với doanh nghiệp bán buôn hàng thực phẩm nhập khẩu, dược phẩm, mỹ phẩm…, mỗi lô hàng thường có hạn sử dụng khác nhau và đơn giá chênh lệch nhiều (do biến động tỷ giá và mùa vụ). Khi khách hàng mua hàng, tùy nhu cầu và giá cả thương lượng của khách hàng mà kinh doanh sẽ điều phối, chọn lô hàng bán cho khách để đảm bảo lợi nhuận.

Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện chọn Hàng hóa vào Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn sẽ hiển thị thêm danh sách hàng hóa kèm tồn kho/tồn kho theo lô.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập:

  • Người dùng tích chọn để thiết lập hiển thị khi chọn hàng hóa theo nhu cầu.
  • Tại thông tin Ngầm định khi chọn, người dùng chọn màn hình ngầm định hiển thị khi chọn hàng hóa vào Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Khi tích chọn, tại giao diện thêm hàng hóa vào Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn sẽ hiển thị danh sách hàng hóa theo như anh/chị đã thiết lập.

4.3. Hiển thị đơn giá sau thuế

Đối với Doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hóa dịch vụ có chịu thuế, khi lập Báo giá, Đơn hàng, Kinh doanh thường tính từ Đơn giá sau thuế để giá trị thanh toán tròn tiền.

Khi sử dụng tùy chọn này, trên bảng thông tin hàng hóa sẽ hiển thị thêm thông tin Đơn giá sau thuế để người dùng có thể khai báo tính toán ra các giá trị Đơn giá, Thành tiền, Giá trị đơn hàng.

Cách thực hiện:

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập. Người dùng Bật/Tắt lựa chọn Hiển thị đơn giá sau thuế theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Khi Bật lựa chọn này, tại Cơ hội, Đơn hàng, Báo giá, Hóa đơn trong bảng hàng hóa sẽ bổ sung thêm cột Đơn giá sau thuế. Lúc này, Đơn giá sẽ được tính bằng Đơn giá sau thuế / (1 + Thuế suất)

Trường hợp Bật hiển thị đơn giá sau thuế, khi chọn hàng hóa vào Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn:

  • Nếu hàng hóa được tích Ưu tiên nhập đơn giá sau thuế, hệ thống ngầm định đơn giá bán trong danh mục vào cột Đơn giá sau thuế và tính toán các giá trị theo Đơn giá sau thuế.
  •  Nếu hàng hóa không được tích Ưu tiên nhập đơn giá sau thuế, hệ thống ngầm định đơn giá bán trong danh mục vào cột Đơn giá, Đơn giá sau thuế sẽ bằng 0.

Lưu ý: Khi nhập lại Đơn giá sau thuế, hệ thống sẽ tự động tính lại Đơn giá theo công thức. Nhưng khi nhập lại Đơn giá hệ thống sẽ không tự động tính lại được Đơn giá sau thuế.

4.4. Sử dụng diễn giải khi bán

Đối với một số doanh nghiệp (máy móc, thiết bị,…) thường có tên hàng hóa chứa nhiều thông tin, thông số kỹ thuật, việc sử dụng tên hàng hóa này hiển thị trên phiếu mua của khách hàng

Chức năng cho phép thiết lập sử dụng diễn giải khi bán để hiển thị thông tin diễn giải hàng hóa trên phiếu mua của khác hàng khác với tên hàng hóa sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập. Tại mục Sử dụng diễn giải khi bán, người dùng Bật/Tắt lựa chọn theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Khi Bật lựa chọn này, tại bảng thông tin hàng hóa của Đơn hàng, Báo giá, Cơ hội, Hóa đơn, khi chọn hàng hóa sẽ lấy thông tin Diễn giải khi bán vào trường Diễn giải của dòng hàng hóa.

4.5. Đặt hàng vượt quá SL tồn/SL có thể đặt

NVKD khi tư vấn, bán hàng sẽ kiểm tra số lượng tồn trong kho để tiến hành đặt hàng. Tuy nhiên, đôi khi tư vấn số lượng khách hàng lớn, NVKD thường không chú ý đến số lượng tồn kho mà vẫn lên đơn hàng.

Khi chuyển sang bộ phận liên quan kiểm tra lại thấy thiếu hàng phải báo cho NVKD, NVKD phải báo lại cho khách hàng, dẫn đến mất nhiều thời gian của cả NV và khách hàng, ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ.

Chức năng cho phép thiết lập hành xử khi NVKD tạo đơn hàng có số lượng hàng hóa vượt quá số lượng hàng tồn/số lượng hàng có thể đặt tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm thời gian NV phải rà soát lại đơn hàng, đồng thời tránh mất nhiều thời gian của khách hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Tại mục Đặt hàng vượt quá SL tồn/SL có thể đặt:

  • Hành xử: Người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng có SL đặt vượt quá SL tồn/SL có thể đặt.
  • Kiểm tra theo: Nếu lựa chọn hành xử là Cảnh báo/Không cho phép thì phải chọn căn cứ kiểm tra theo SL tồn hoặc SL có thể đặt.

Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập.

4.6. Đơn giá sàn

Chức năng cho phép thiết lập cảnh báo đơn giá sàn khi NVKD tạo đơn hàng nhập đơn giá bán thấp hơn giá bán tối thiếu.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập. Tại mục Đơn giá sàn, người dùng chọn loại Đơn giá sàn quy định và thiết lập tùy chỉnh hành xử khi đơn hàng nhập giá bán thấp hơn giá sàn.

Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập.

4.7. Đặt hàng vượt quá công nợ

Doanh nghiệp quy định hạn mức nợ cho mỗi khách hàng khác nhau. NVKD không được phép bán thêm hàng nếu tổng của giá trị đơn hàng hiện tại và công nợ còn phải thu vượt quá hạn mức nợ của khách hàng theo quy định.

Chức năng cho phép thiết lập hành xử khi NVKD tạo đơn hàng có tổng giá trị đơn hàng và công nợ còn phải thu vượt quá hạn mức công nợ của khách hàng để tránh bán hàng khi nợ cũ chưa thu hồi, gây rủi to trong thu hồi công nợ.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Tại mục Đặt hàng vượt quá công nợ, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng có tổng Giá trị đơn hàng và Công nợ của khách hàng (được đồng bộ từ AMIS Kế toán) vượt quá Hạn mức nợ của Khách hàng đó (đối với các Khách hàng có thiết lập Hạn mức nợ).

Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập.

5. Tra cứu tồn kho

Tại giao diện AMIS Bán hàng, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung/Tra cứu tồn kho.

5.1. Ngầm định chỉ hiển thị hàng hóa còn tồn

Trong quá trình bán hàng, nhân viên kinh doanh cần tra cứu hàng hóa còn tồn nhanh chóng. Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho và chọn Hàng hóa sẽ mặc định chỉ hiển thị hàng hóa còn tồn.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Người dùng Bật/Tắt lựa chọn Ngầm định chỉ hiển thị hàng hóa còn tồn theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành. Khi Bật lựa chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho/Tra cứu tồn kho theo lô/Chọn hàng hóa thì hệ thống ngầm định hiển thị lên có tích chỉ hiển thị hàng còn tồn.

5.2. Tra cứu tồn kho theo lô kèm đơn giá tồn kho

Trong quá trình bán hàng, nhân viên kinh doanh cần tra cứu tồn kho theo lô kèm Đơn giá tồn kho để kiểm tra hàng hóa nào còn tồn trong kho theo lô và tồn bao nhiêu, đồng thời kiểm tra đơn giá của lô hàng tồn để tư vấn chăm sóc Cơ hội, Lập báo giá, Đơn hàng.

Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện tại Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn, khi chọn hàng hóa theo lô sẽ hiển thị thông tin tồn kho theo lô kèm đơn giá để người dùng có thể dễ dàng tra cứu.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Người dùng Bật/Tắt lựa chọn Tra cứu tồn kho theo lô kèm Đơn giá tồn kho theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành: Khi Bật lựa chọn này, tại Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn, khi chọn hàng hóa theo lô sẽ hiển thị thêm thông tin Đơn giá tồn kho.

5.3. Tra cứu tồn kho theo các mã quy cách

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh quần áo, máy móc, thiết bị, mỗi hàng hóa thường có nhiều đặc tính (mã quy cách): quần áo có nhiều màu sắc, kích thước; xe máy có số khung, số máy riêng;… Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho và chọn Hàng hóa sẽ hiển thị thông tin tồn kho theo mã quy cách để người dùng có thể dễ dàng tra cứu.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Cật nhật để sửa thiết lập.

Tại mục Tra cứu tồn kho theo mã quy cách, người dùng tích chọn các mã quy cách sử dụng và khai báo tên hiển thị theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành: Chỉ các mã quy cách được lựa chọn mới hiển thị trên giao diện Tra cứu tồn kho theo mã quy cách/Chọn hàng hóa.

5.4. Tùy chỉnh trường hiển thị

Chức năng này giúp thiết lập ẩn/hiện các trường thông tin ở giao diện Tra cứu tồn kho/Chọn hàng hóa.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Tại mục Trường hiển thị: Ở các tab Tồn kho/Tồn kho theo lô/Tồn kho theo mã quy cách, người dùng tích chọn trường thông tin muốn hiển thị trên giao diện.

Có thể sắp xếp thứ tự hiển thị các trường bằng cách giữ và kéo biểu tượng tại dòng chứa trường thông tin đến vị trí mong muốn.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Lưu ý: Độ rộng các cột thông tin trên giao diện Tra cứu tồn kho/Chọn hàng hóa sẽ hiển thị theo lần gần nhất người dùng điều chỉnh bằng cách kéo và thả cột.

6. Đi tuyến

Cho phép thiết lập các thông tin của tính năng Đi tuyến.

Hướng dẫn thực hiện

Tại giao diện AMIS Bán hàng, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung/Đi tuyến.

Nhấn Chỉnh sửa để thiết lập các thông tin:

* Địa chỉ đi tuyến: Lựa chọn địa chỉ làm mốc check in/check out và mốc giám sát khi đi tuyến đối với Khách hàng, Liên hệ (trong trường hợp khách hàng có địa chỉ hóa đơn và địa chỉ giao hàng khác nhau).

* Check in:

  • Check in ngoài khoảng cách giới hạn: Lựa chọn thao tác của hệ thống khi NVKD check in (trên mobile) ngoài khoảng cách giới hạn đã thiết lập.
  • Khoảng cách giới hạn (km): Thiết lập khoảng cách cho phép NVKD check in.

* Check out:

  • Check out ngoài khoảng cách giới hạn: Lựa chọn thao tác của hệ thống khi NVKD check out (trên mobile) ngoài khoảng cách giới hạn đã thiết lập.
  • Khoảng cách giới hạn (km): Thiết lập khoảng cách cho phép NVKD check out.
  • Bắt buộc check out: Khi tích chọn thiết lập này, hệ thống sẽ không cho phép NVKD thực hiện check in tại địa chỉ khách hàng nếu hoạt động đi tuyến trước đó NVKD chưa chưa check out.

* Đồng bộ vị trí người dùng:

  • Đồng bộ vị trí hiện tại: Nếu tích chọn thiết lập này, khi người dùng cho phép ứng dụng AMIS Bán hàng mobile chạy nền và truy cập vị trí trên điện thoại thì hệ thống sẽ tự động gửi dữ liệu vị trí người dùng lên Web 30 phút 1 lần để quản lý theo dõi.
  • Khoảng thời gian đồng bộ: Thiết lập khoảng thời gian chđồng bộ vị trí của NVKD.

Ví dụ: Thời gian làm việc của NVKD là từ 8h-18h và quản lý cần theo dõi vị trí của NVKD trong thời gian này thì tích chọn Đồng bộ vị trí hiện tại và thiết lập Khoảng thời gian đồng bộ là 08:00 đến 18:00).

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Cập nhật 29/04/2022

Bài viết này hữu ích chứ?