Quản lý chi tiết bản ghi Khách hàng

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn chi tiết các thao tác trên giao diện chi tiết bản ghi khách hàng trong phân hệ Khách hàng của AMIS CRM. Nội dung bao gồm: sửa thông tin, theo dõi tích điểm, xếp hạng, gọi điện, gửi email/SMS, sinh đơn hàng, xem thống kê, lịch sử giao dịch, bàn giao công việc, kiểm tra trùng, tùy chỉnh tóm tắt, nhân bản, xóa và thao tác với danh sách liên quan. Phạm vi áp dụng cho người dùng quản lý và chăm sóc khách hàng trên AMIS CRM.

2. Hướng dẫn thực hiện chức năng chi tiết bản ghi Khách hàng

Hướng dẫn các thao tác cập nhật, chỉnh sửa, nhân bản, xóa và tùy chỉnh thông tin trong bản ghi Khách hàng.

2.1. Sửa thông tin chi tiết bản ghi Khách hàng

Bước 1: Ở chi tiết bản ghi Khách hàng, nhấn Sửa.

Bước 2: Sửa lại các thông tin.

Bước 3: Nhấn Lưu.

2.2. Sửa nhanh trường thông tin cụ thể

Bước 1: Ở chi tiết bản ghi Khách hàng, tại trường thông tin muốn sửa, di chuột vào cuối trường thông tin và nhấn biểu tượng cây bút để sửa nhanh.

Bước 2: Nhấn biểu tượng tích ☑ để lưu lại.

2.3. Tùy chỉnh tóm tắt

Cho phép chọn các trường thông tin hiển thị trên danh thiếp (thanh bên trái màn hình) để xem nhanh các thông tin tóm tắt.

Xem hướng dẫn thực hiện chi tiết tại đây.

2.4. Kiểm tra trùng và gộp

Giúp lọc và gộp các bản ghi Khách hàng có trùng thông tin.

Xem hướng dẫn thực hiện chi tiết tại đây.

2.5. Nhân bản

Cho phép sao chép thông tin Khách hàng sang một bản ghi Khách hàng mới.

Xem hướng dẫn thực hiện tại mục 1.2.

2.6. Xóa

Cho phép xóa bản ghi Khách hàng đang xem.

Bước 1: Ở chi tiết bản ghi Khách hàng, nhấn biểu tượng ba dấu chấm (…) và chọn Xóa.

Bước 2: Nhấn Đồng ý để hoàn thành.

Lưu ý: Trường hợp khách hàng đã phát sinh các nghiệp vụ bên phân hệ Đơn hàng, Báo giá, Cơ hội…thì cần xóa các dữ liệu bên các phân hệ đó trước, sau đó mới xóa được bản ghi khách hàng.

3. Hoạt động Theo dõi và Chăm sóc khách hàng

Cung cấp các chức năng gọi điện, gửi email/SMS, xem lịch sử giao dịch và theo dõi tích điểm – xếp hạng.

3.1. Theo dõi thông tin tích điểm, đổi điểm của khách hàng

Quản lý, NVKD theo dõi được các thông tin tích điểm, đổi điểm của khách hàng thân thiết từ các chương trình tích điểm, đổi điểm để thuận tiện chăm sóc, chào bán sản phẩm.

Xem hướng dẫn tại đây.

3.2. Xem thông tin xếp hạng khách hàng

Khi áp dụng quy tắc xếp hạng khách hàng, NVKD xem được thông tin xếp hạng của khách hàng để có các chiến dịch chăm sóc phù hợp.

Xem hướng dẫn tại đây.

3.3. Gọi điện

Cho phép người dùng thực hiện gọi điện trực tiếp từ phần mềm cho Khách hàng bằng tổng đài VOIP.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3.4. Gửi email

Cho phép người dùng thực hiện gửi email cho Khách hàng ngay trên phần mềm bằng email cá nhân.

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3.5. Gửi SMS

Cho phép người dùng gửi SMS trực tiếp cho Khách hàng từ phần mềm bằng SMS Brandname. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3.6. Tra cứu lịch sử gửi email cho khách hàng

Cho phép tra cứu lịch sử gửi email cho khách hàng từ tài khoản Gmail hoặc POP3/IMAP đã kết nối với AMIS CRM.

Bước 1: Tại Danh sách liên quan \ vào mục Marketing \ vào mục Email.

Bước 2: Người dùng chọn Gmail hoặc POP3/IMAP

Đối với chọn Gmail: Phần mềm hiển thị danh sách mail được gửi đến/gửi đi từ tài khoản Gmail được kết nối với AMIS CRM đến email của Khách hàng

Đối với chọn POP3/IMAP: Phần mềm hiển thị danh sách mail được gửi đi từ phần mềm bằng tài khoản email được kết nối qua POP3/IMAP đến email của Khách hàng

Bước 3: Nếu muốn xem lịch sử gửi email tới Liên hệ cụ thể của Khách hàng thì nhấn chọn 1 Liên hệ.

3.7. Lịch sử giao dịch

Cho phép người dùng xem lại lịch sử giao dịch với Khách hàng.

Ở chi tiết bản ghi Khách hàng, nhấn vào tab Hoạt động hoặc tab Bán hàng để tra cứu lịch sử giao dịch:

Thông tin hoạt động: Hiển thị các Nhiệm vụ, Cuộc gọi, Lịch hẹn, Ghi chú, Chiến dịch, Thẻ tư vấn của khách hàng đó
Thông tin mua hàng: Hiển thị các Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hoá đơn đã phát sinh của khách hàng đó

3.8. Danh sách liên quan

Giúp người dùng xem và tùy chỉnh các danh sách dữ liệu liên kết với bản ghi Khách hàng.

Bước 1: Tại chi tiết bản ghi Khách hàng, vào mục Danh sách liên quan

Bước 2: Nhấn vào tên danh sách liên quan để xem mục tương ứng.

Bước 3: Tùy chỉnh danh sách liên quan: Xem hướng dẫn các thao tác trên Danh sách liên quan tại đây.

4. Thao tác bán hàng từ bản ghi Khách hàng

Hướng dẫn sinh Đơn hàng, Cơ hội, Báo giá và xem thống kê mua hàng trực tiếp từ bản ghi Khách hàng.

4.1. Sinh Đơn hàng, Cơ hội, Báo giá từ Khách hàng

Bước 1: Ở chi tiết bản ghi Khách hàng, nhấn Sinh đơn hàng/ Sinh cơ hội/Sinh báo giá tương ứng.

Bước 2: Người dùng khai báo các thông tin chi tiết trong Đơn hàng/Cơ hội/Báo giá tương ứng.

Bước 3: Nhấn Lưu để tạo đơn hàng.

4.2. Xem thống kê nhanh hàng hóa đã mua

Cho phép xem thống kê nhanh toàn bộ doanh số, hàng hóa đã mua của khách hàng cụ thể.

Bước 1: Ở chi tiết bản ghi khách hàng, nhấn Thống kê nhanh

Bước 2: Vào biểu tượng bánh răng ⚙, sau đó thiết lập các tham số báo cáo

Bước 3: Nhấn Áp dụng

Phần mềm hiển thị báo cáo thống kê hàng hóa đã mua của khách hàng kèm đơn giá chi tiết đáp ứng dữ liệu tham số được chọn.

4.3. Thông tin Ngày mua hàng gần nhất

Giúp NVKD thống kê ngày mua hàng gần nhất của khách hàng, từ đó lọc ra những khách hàng lâu chưa mua để thực hiện chăm sóc.

Bước 1: Vào chi tiết bản ghi khách hàng,

Bước 2: Chọn tab Thông tin chi tiết

Bước 3: Trong mục Thông tin hệ thống, xem trường Ngày mua hàng gần nhất. Đây là ngày đặt hàng gần nhất được ghi nhận từ danh sách các đơn hàng liên quan đến khách hàng.

4.4. Bàn giao công việc

Cho phép bàn giao Khách hàng cho nhân viên khác trong doanh nghiệp thực hiện chăm sóc.

Bước 1: Ở chi tiết bản ghi Khách hàng, nhấn biểu tượng ba dấu chấm (…) và chọn Bàn giao công việc.

Bước 2: Chọn người được bàn giao công việc (nhấn vào biểu tượng hình người để xem danh sách người dùng theo cơ cấu tổ chức) và tích chọn các hoạt động muốn bàn giao.