1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách thiết lập các quy tắc bắt buộc Báo giá phải được duyệt trước khi tạo Đơn hàng và Đơn hàng phải được duyệt trước khi tạo Hóa đơn. Việc áp dụng các thiết lập này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ quy trình bán hàng, đảm bảo tất cả các chứng từ đều được xem xét và thông qua bởi cấp có thẩm quyền trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, giảm thiểu sai sót và rủi ro.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập “Bắt buộc Báo giá được phê duyệt mới được tạo Đơn hàng”
- Thiết lập “Bắt buộc Đơn hàng được phê duyệt mới được tạo Hóa đơn”
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập “Bắt buộc Báo giá được phê duyệt mới được tạo Đơn hàng”
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng 
\Thiết lập chung\Hàng hóa và đơn hàng.
Bước 2: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.
Bước 3: Tại mục Báo giá được phê duyệt mới được tạo Đơn hàng, chọn hành xử của hệ thống khi tạo Đơn hàng mà Báo giá chưa được phê duyệt.
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập.
Khi NVKD tạo và lưu đơn hàng, nếu thông tin Báo giá có Báo giá chưa được phê duyệt thì phần mềm hiển thị cảnh báo:
Chọn Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo. Lúc này sẽ không thể lưu đơn hàng.
-
-
- Lưu ý: Trường hợp yêu cầu bắt buộc NVKD chỉ được tạo đơn hàng từ báo giá, tránh trường hợp KD tạo đơn hàng để trống báo giá thì anh/chị truy cập Thiết lập/Phân hệ và trường/Chọn phân hệ Đơn hàng => thực hiện thiết lập trường Báo giá là bắt buộc khai báo (tương tự hướng dẫn tại đây)
-
Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và Số báo giá chưa được phê duyệt. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.
Chọn Cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.
2.2. Thiết lập Bắt buộc Đơn hàng được phê duyệt mới được tạo Hóa đơn
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng \Thiết lập chung\Hàng hóa và đơn hàng.
Bước 2: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.
Bước 3: Tại mục Đơn hàng được phê duyệt mới được tạo Hóa đơn, chọn hành xử của hệ thống khi tạo Hóa đơn mà Đơn hàng chưa được phê duyệt.
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập.
Khi NVKD tạo và lưu Đề nghị xuất hóa đơn, nếu thông tin Đơn hàng có Đơn hàng chưa được phê duyệt thì phần mềm hiển thị cảnh báo:
Chọn Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo và Số đơn hang chưa được phê duyệt. Lúc này sẽ không thể lưu hóa đơn.
Chọn Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và Số đơn hàng chưa được phê duyệt. Nhấn Lưu hóa đơn nếu muốn tiếp tục tạo hóa đơn.
Chọn Cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công hóa đơn vào hệ thống.