Tra cứu tồn kho

Nội dung

Giúp người dùng có thể tra cứu được số lượng hàng hóa còn tồn theo kho từ hệ thống Kế toán.

Cách thực hiện

Trên giao diện AMIS CRM, nhấn Tra cứu tồn kho (biểu tượng )

Để thiết lập các trường thông tin trong Tra cứu tồn kho (ẩn/hiện trường thông tin, tra cứu tồn kho theo mã quy cách,…), anh/chị xem hướng dẫn thiết lập tại đây.

1. Tra cứu tồn kho

1.1. Tra cứu hàng hóa tồn kho

Người dùng thiết lập điều kiện tra cứu hàng tồn kho:

Tìm kiếm hàng hóa: Chương trình cho phép tìm kiếm nhanh theo Mã hàng hóa, Tên hàng hóa trên danh sách hàng tồn kho.
Kho: Phần mềm lấy lên danh sách các kho mà người dùng có quyền sử dụng.
Loại hàng hóa: Khi chọn xong Loại hàng hóa, chương trình sẽ tự động hiển thị danh sách các hàng hóa thỏa mãn điều kiện người dùng lựa chọn.
Đơn vị tính: Chọn tra cứu hàng hóa theo đơn vị tính chính hoặc đơn vị tính chuyển đổi.

Ví dụ: Nếu chọn tra cứu hàng hóa theo Đơn vị tính chuyển đổi 2 thì phần mềm hiển thị danh sách các hàng hóa có ít nhất 2 đơn vị tính chuyển đổi trở lên.

Người dùng tích chọn tại icon để Hiển thị thông tin đặt hàng: Hệ thống hiển thị thêm trường thông tin Số lượng đã đặt chưa giao và Số lượng có thể đặt.
Tích chọn tại icon để chỉ hiển thị danh sách hàng hóa còn tồn trong kho.

Danh sách hàng hóa hiển thị bao gồm các thông tin:

Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Loại hàng hóa, Đơn vị tính: được lấy theo dữ liệu CRM.
Số lượng tồn: lấy lên số lượng tồn kho theo đơn vị tính từ AMIS Kế toán theo kho được chọn.
Số lượng đã đặt chưa giao: lấy lên tổng (Số lượng – Số lượng giao) của mã hàng tương ứng trong bảng thông tin hàng hóa của các đơn hàng trên CRM (không tính các đơn hàng có tình trạng là Đã giao hàng và không tính số lượng phát sinh trên đơn hàng có bố cục là Đơn hàng cha)
Số lượng có thể đặt: lấy lên bằng (Số lượng tồn – Số lượng đã đặt chưa giao).

1.2. Tra cứu tồn kho hàng hóa chi tiết ở các kho

Khi thực hiện tra cứu tồn kho ở tất cả các kho, người dùng có thể tra cứu nhanh chi tiết số lượng tồn kho trong từng kho của hàng hóa.

Hướng dẫn thực hiện

Tại giao diện Tra cứu tồn kho/Chọn hàng hóa kèm tồn kho, người dùng nhấn vào số lượng tồn của mỗi hàng hóa để hiển thị thông tin chi tiết tồn kho bao gồm Mã kho và Số lượng tồn.

2. Tra cứu tồn kho theo lô

Đối với doanh nghiệp bán buôn hàng thực phẩm nhập khẩu, dược phẩm, mỹ phẩm…, mỗi lô hàng thường có hạn sử dụng khác nhau và đơn giá chênh lệch nhiều (do biến động tỷ giá và mùa vụ). Khi khách hàng mua hàng, tùy nhu cầu và giá cả thương lượng của khách hàng mà kinh doanh sẽ điều phối, chọn lô hàng bán cho khách để đảm bảo lợi nhuận.

Chức năng cho phép người dùng tra cứu được số lượng, đơn giá tồn kho của hàng hóa tại từng kho hàng cụ thể, của từng lô hàng cụ thể từ AMIS ACT khi chọn hàng hóa vào đơn hàng trên AMIS CRM.

Hướng dẫn thực hiện

Để tra cứu được hàng hóa tồn kho theo số lô, người dùng cần thiết lập sử dụng số lô, hạn sử dụng. Chi tiết tại đây.

Tại giao diện Tra cứu tồn kho, nhấn chọn Tra cứu tồn kho theo lô.

Người dùng tra cứu hàng hóa tồn kho theo lô tương tự tra cứu tồn kho.

Danh sách hàng hóa hiển thị bao gồm các thông tin:

Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Loại hàng hóa, Đơn vị tính: được lấy theo dữ liệu CRM.

Kho,Số lô, Hạn sử dụng, Số lượng tồn của hàng hóa theo báo cáo Tổng hợp tồn kho theo số lô của AMIS ACT tới thời điểm hiện tại của:
- Các hàng hóa có tồn tại trên CRM và người dùng có quyền xem
- Các kho mà người dùng có quyền sử dụng

Số lượng đã đặt chưa giao: lấy lên tổng (Số lượng – Số lượng giao) của hàng hóa ứng với số lô, kho của dòng trong bảng thông tin hàng hóa của các Đơn hàng trên CRM (không tính các đơn hàng có tình trạng là Đã giao hàng và không tính số lượng phát sinh trên đơn hàng có bố cục là Đơn hàng cha)

Số lượng có thể đặt: lấy lên bằng (Số lượng tồn – Số lượng đã đặt chưa giao)

Đơn giá tồn kho: lấy lên bằng (Giá trị tồn kho/Số lượng tồn). Đối với trường Đơn giá tồn kho, người dùng thiết lập hiển thị trường thông tin theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Danh sách hàng hóa tồn kho theo lô còn hiển thị các hàng hóa có tồn tại trên CRM mà người dùng có quyền xem nhưng không có trong danh sách trên.

3. Tra cứu tồn kho theo mã quy cách

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh quần áo, máy móc, thiết bị, mỗi hàng hóa thường có nhiều đặc tính (mã quy cách): quần áo có nhiều màu sắc, kích thước; xe máy có số khung, số máy riêng;… Chức năng cho phép người dùng tra cứu được số lượng tồn kho của hàng hóa tại từng kho hàng cụ thể, của các mã quy cách cụ thể từ AMIS ACT/AMIS Kế toán khi chọn hàng hóa vào đơn hàng trên AMIS CRM.

Hướng dẫn thực hiện

Tại giao diện Tra cứu tồn kho, nhấn chọn Tra cứu tồn kho theo mã quy cách.

Người dùng tra cứu hàng hóa tồn kho theo mã quy cách tương tự tra cứu tồn kho.

Danh sách hàng hóa hiển thị bao gồm các thông tin:

Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Loại hàng hóa, Đơn vị tính: được lấy theo dữ liệu CRM.

Kho,Mã quy cách 1, Mã quy cách 2, Mã quy cách 3, Mã quy cách 4, Mã quy cách 5, Số lượng tồn của hàng hóa theo báo cáo Tổng hợp tồn kho theo mã quy cách của AMIS ACT/AMIS Kế toán tới thời điểm hiện tại của:
- Các hàng hóa có tồn tại trên CRM và người dùng có quyền xem
- Các kho mà người dùng có quyền sử dụng

Đối với các trường Mã quy cách, người dùng thiết lập hiển thị các mã quy cách theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Danh sách hàng hóa tồn kho theo mã quy cách còn hiển thị các hàng hóa có tồn tại trên CRM mà người dùng có quyền xem nhưng không có trong danh sách trên.

4. Tra cứu tồn kho bộ hàng hóa

Chức năng cho phép người dùng tra cứu được số lượng tồn kho của bộ hàng hóa trên AMIS CRM.

Hướng dẫn thực hiện

Tại giao diện Tra cứu tồn kho, nhấn chọn Tra cứu tồn kho bộ hàng hóa.

Người dùng tra cứu hàng hóa tồn kho theo mã quy cách tương tự tra cứu tồn kho.

Danh sách hàng hóa hiển thị bao gồm các thông tin:

Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Loại hàng hóa, Đơn vị tính: được lấy theo dữ liệu CRM.

Số lượng tồn: là số nguyên nhỏ nhất trong các kết quả của (Số lượng tồn của hàng hóa trong bộ ÷ Số lượng của hàng hóa đó trong 1 bộ)

Số lượng có thể đặt: là số nguyên nhỏ nhất trong các kết quả của (Số lượng có thể đặt của hàng hóa trong bộ ÷ Số lượng của hàng hóa đó trong 1 bộ)

Ví dụ:

1 (bộ) Bộ ấm trà gồm: 1 (cái) bình trà, 4 (cái) chén trà, 2 (cái) khay đựng

Số lượng tồn của từng hàng hóa trong bộ lần lượt là: 10 bình trà, 35 chén trà, 18 khay đựng

Số lượng tồn của hàng hóa trong bộ ÷ Số lượng của hàng hóa đó trong 1 bộ lần lượt là: 10 (cái) bình trà, 8.75 (cái) chén trà, 9 (cái) khay đựng

=> Số lượng tồn của bộ ấm trà được ghi nhận trên hệ thống là 8 (bộ)

5. Đồng bộ thông tin tồn kho 1 hàng hóa

(Chỉ có trên AMIS CRM bản Platform)

Nhiều trường hợp số liệu tồn kho từ AMIS Kế toán chuyển sang bị lỗi, sai lệch dữ liệu hàng hóa thì NVKD cần cập nhật lại số liệu tồn kho mới nhất để đảm bảo chính xác dữ liệu bán hàng.

Hướng dẫn thực hiện

Trên giao diện Tra cứu tồn kho/Tra cứu tồn kho theo lô/Tra cứu tồn kho theo mã quy cách/Tra cứu tồn kho bộ hàng hóa (tương tự với giao diện Chọn hàng hóa vào bảng hàng hóa), di chuột vào dòng hàng hóa và nhấn biểu tượng để đồng bộ dữ liệu tồn kho của hàng hóa đó.

Khi di chuột vào biểu tượng đồng bộ sẽ hiển thị thời gian gần nhất dữ liệu được đồng bộ từ AMIS Kế toán về.

6. Xuất khẩu danh sách tồn kho đang xem

Khi tra cứu tồn kho, phần mềm cho phép xuất khẩu danh sách tồn kho đang xem để thuận tiện đối chiếu dữ liệu.

Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền xuất khẩu tồn kho mới thực hiện được chức năng này. Để thiết lập quyền Xuất khẩu tồn kho, xem hướng dẫn tại đây.

Trên giao diện Tra cứu tồn kho/Tra cứu tồn kho theo lô/Tra cứu tồn kho theo mã quy cách, nhấn Xuất khẩu để tải về file excel danh sách tồn kho đang xem (nếu đang lọc dữ liệu thì sẽ xuất khẩu theo danh sách đang được lọc).