Thiết lập cảnh báo đơn hàng

NVKD khi tư vấn, bán hàng sẽ kiểm tra số lượng tồn trong kho để tiến hành đặt hàng. Tuy nhiên, đôi khi tư vấn số lượng khách hàng lớn, NVKD thường không chú ý đến số lượng tồn kho mà vẫn lên đơn hàng.

Khi chuyển sang bộ phận liên quan kiểm tra lại thấy thiếu hàng phải báo cho NVKD, NVKD phải báo lại cho khách hàng, dẫn đến mất nhiều thời gian của cả NV và khách hàng, ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ.

Chức năng cho phép thiết lập cảnh báo/không cho phép NVKD tạo đơn hàng có số lượng hàng hóa vượt quá số lượng hàng tồn/số lượng hàng có thể đặt tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm tiết kiệm thời gian NV phải rà soát lại đơn hàng, đồng thời tránh mất nhiều thời gian của khách hàng.

Để thiết lập cách hành xử khi lưu đơn hàng có số lượng đặt hàng vượt quá Số lượng tồn/Số lượng có thể đặt, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng vượt quá số lượng tồn/số lượng có thể đặt, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng có SL đặt vượt quá SL tồn/SL có thể đặt.

Nếu lựa chọn hành xử là Cảnh báo/Không cho phép, hệ thống hiển thị thêm các thiết lập:

• Kiểm tra theo: Chọn căn cứ kiểm tra theo SL tồn hoặc SL có thể đặt 
• Chi tiết theo lô, hạn sử dụng: Chọn cách tính tồn kho có/không tính chi tiết theo số lô, hạn sử dụng 
• Chi tiết theo mã quy cách: Chọn cách tính tồn kho có/không tính chi tiết theo mã quy cách
• Áp dụng cho: Chọn căn cứ áp dụng hành xử cho Đơn hàng, Đơn hàng

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập cách hành xử khi NVKD tạo đơn hàng nhập đơn giá bán thấp hơn giá bán tối thiếu (đơn giá sàn), anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng dưới đơn giá sàn:

• Đơn giá sàn: Người dùng chọn loại Đơn giá quy định là Đơn giá sàn
• Hành xử: Người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng nhập giá bán thấp hơn giá sàn.
• Áp dụng cho: Chọn căn cứ áp dụng hành xử cho Đơn hàng, Đơn hàng cha

Bước 3: Nhấn Lưu.

Doanh nghiệp quy định hạn mức nợ cho mỗi khách hàng khác nhau. NVKD không được phép bán thêm hàng nếu tổng của giá trị đơn hàng hiện tại và công nợ còn phải thu vượt quá hạn mức nợ của khách hàng theo quy định.

Chức năng cho phép thiết lập cảnh báo/không cho phép khi NVKD tạo đơn hàng có tổng giá trị đơn hàng và công nợ còn phải thu vượt quá hạn mức công nợ của khách hàng để tránh bán hàng khi nợ cũ chưa thu hồi, gây rủi to trong thu hồi công nợ.

Để thiết lập cách hành xử khi giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức nợ còn lại đối với Khách hàng có thiết lập Hạn mức nợ, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng vượt quá hạn mức nợ của khách hàng:

• Hành xử: Người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng có tổng Giá trị đơn hàng và Công nợ của khách hàng (được đồng bộ từ AMIS Kế toán) vượt quá Hạn mức nợ của Khách hàng đó (đối với các Khách hàng có thiết lập Hạn mức nợ).
• Áp dụng cho: Nếu lựa chọn hành xử là Cảnh báo/Không cho phép thì phải chọn căn cứ áp dụng hành xử cho Đơn hàng, Đơn hàng cha.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập cách hành xử khi giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức nợ còn lại đối với các nhân viên/phòng ban có thiết lập Hạn mức nợ, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng vượt quá hạn mức nợ theo nhân viên/đơn vị, thiết lập tùy chọn:

• Hành xử: Chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng có tổng Giá trị đơn hàng và Còn phải thu của các đơn hàng chưa thanh toán của Nhân viên/Đơn vị vượt quá Hạn mức nợ còn lại của nhân viên/đơn vị có thiết lập Hạn mức nợ (xem hướng dẫn thiết lập Hạn mức nợ của nhân viên/phòng ban tại đây)
• Áp dụng cho: Nếu lựa chọn hành xử là Cảnh báo/Không cho phép thì phải chọn căn cứ áp dụng hành xử cho Đơn hàng, Đơn hàng cha.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập hành xử khi lập đơn hàng mà khách hàng có số đơn hàng còn nợ vượt quá số lượng cho phép, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng khi có đơn hàng còn nợ:

• Chọn Số lượng đơn hàng được nợ (từ 1->5 đơn hàng)
• Chọn hành xử của hệ thống khi lập đơn hàng mà khách hàng có đơn hàng còn nợ

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập hành xử khi lập đơn hàng mà khách hàng có đơn hàng quá hạn chưa thanh toán, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng khi có đơn hàng quá hạn chưa thanh toán, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lập đơn hàng mà khách hàng có đơn hàng quá hạn chưa thanh toán.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập hành xử khi lập đơn hàng con có số lượng vượt quá số lượng hàng hóa tương ứng trên đơn hàng cha, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng vượt quá SL đơn hàng cha, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lưu đơn hàng con có số lượng hàng hóa vượt quá số lượng chưa đặt của hàng hóa đó trên đơn hàng cha.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Khi NVKD lập đơn hàng có nhiều hàng hóa có thể không nhớ hàng hóa đã chọn trước đó nên chọn lại hàng hóa đó dẫn đến hàng hóa bị trùng lặp, thừa hàng hóa trên đơn hàng.

Chức năng cho phép thiết lập cảnh báo khi NVKD lập đơn hàng có hàng hóa trùng nhau giúp tránh sai sót khi bán hàng.

Để thiết lập hành xử khi lập đơn hàng có hàng hóa trùng nhau, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đặt hàng có trùng hàng hóa, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi lập đơn hàng có hàng hóa trong bảng thông tin hàng hóa bị trùng.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập hành xử khi tạo đơn hàng mà báo giá chưa được phê duyệt, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Báo giá được phê duyệt mới được tạo Đơn hàng, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi tạo đơn hàng mà Báo giá chưa được phê duyệt.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Lưu ý: Trường hợp yêu cầu bắt buộc NVKD chỉ được tạo đơn hàng từ báo giá, tránh trường hợp KD tạo đơn hàng để trống báo giá thì anh/chị truy cập Thiết lập/Phân hệ và trường/Chọn phân hệ Đơn hàng => thực hiện thiết lập trường Báo giá là bắt buộc khai báo (tương tự hướng dẫn tại đây)

Để thiết lập hành xử khi lập đề nghị xuất hóa đơn từ đơn hàng chưa được phê duyệt, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Đơn hàng được phê duyệt mới được tạo Hóa đơn, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi tạo đơn hàng mà Báo giá chưa được phê duyệt.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập hành xử khi sửa khách hàng, người dùng, đơn vị của đơn hàng, báo giá, hóa đơn, đơn hàng NPP nếu có thiết lập chính sách giá, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Sửa khách hàng, người thực hiện, đơn vị của đơn hàng, người dùng chọn hành xử của hệ thống khi sửa khách hàng, người dùng, đơn vị của đơn hàng, báo giá, hóa đơn, đơn hàng NPP nếu có thiết lập chính sách giá.

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để thiết lập hành xử khi lưu trả lại hàng bán có số lượng trả lại vượt quá số lượng hàng hóa trên đơn hàng, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở tab Cảnh báo đơn hàng, nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Bước 2: Tại mục Trả hàng vượt quá số lượng trên đơn hàng, chọn hành xử của hệ thống khi lập Trả lại hàng bán có số lượng hàng hóa vượt quá số lượng hàng hóa trên Đơn hàng.

Bước 3: Nhấn Lưu.