1. Tổng quan
Bài viết giúp hiểu tổng thể các chức năng cảnh báo và kiểm soát khi lập đơn hàng trên phần mềm, nhằm đảm bảo tuân thủ chính sách giá, quản lý tồn kho, công nợ và số lượng đặt hàng theo quy định của doanh nghiệp.
Nội dung bài viết gồm:
- Cảnh báo khi đơn giá bán thấp hơn đơn giá sàn
- Cảnh báo khi số lượng hàng hóa vượt quá tồn kho hoặc số lượng có thể đặt
- Cảnh báo khi giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức công nợ của khách hàng
- Cảnh báo khi lập đơn hàng con vượt quá số lượng chưa đặt trên đơn hàng cha
- Các hành xử: Không cho phép, Cảnh báo, Luôn cho phép/Cho phép
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Cảnh báo/Không cho phép lưu Đơn hàng khi đơn giá bán thấp hơn đơn giá sàn
Chức năng giúp Cảnh báo/Không cho phép/Luôn cho phép NVKD tạo đơn hàng có đơn giá bán thấp hơn đơn giá bán tối thiểu của hàng hóa
Lưu ý:
- Để sử dụng chức năng này, trước tiên, người dùng cần thiết lập đơn giá sàn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Nếu đơn hàng sử dụng nhiều đơn vị tính thì Đơn giá sàn được tính theo Đơn giá của đơn vị chuyển đổi.
Khi lưu đơn hàng, nếu Đơn giá của hàng hóa trong bảng hàng hóa thấp hơn Đơn giá sàn (được chọn trong thiết lập) của hàng hóa đó thì phần mềm hiển thị cảnh báo:
- Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa có đơn giá bán thấp hơn đơn giá sàn. Lúc này, người dùng sẽ không thể lưu được đơn hàng.

- Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa các hàng hóa có đơn giá bán thấp hơn đơn giá sàn. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.

- Đối với hành xử Luôn cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.
2.2. Cảnh báo/Không cho phép lưu Đơn hàng khi số lượng hàng hóa vượt quá tồn kho hoặc số lượng có thể đặt
Chức năng giúp Cảnh báo/Không cho phép/Luôn cho phép lưu đơn hàng khi hàng hóa vượt quá SL tồn/SL có thể đặt tùy theo nhu cầu quản lý tồn kho của doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Để sử dụng chức năng này, trước tiên cần thiết lập hành xử theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Hệ thống không áp dụng chức năng này đối với hàng hóa có Tính chất là Dịch vụ.
Khi lưu đơn hàng, nếu số lượng hàng hóa trong bảng hàng hóa vượt quá SL hàng hóa tồn/SL hàng hóa có thể đặt tính theo đơn vị tính đã chọn thì phần mềm hiển thị cảnh báo:
- Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa đặt vượt quá số lượng. Lúc này, người dùng sẽ không thể lưu được đơn hàng.

- Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa đặt vượt quá số lượng. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.

- Đối với hành xử Luôn cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.
** Đối với trường hợp sửa đơn hàng/cập nhật hàng hóa trong đơn hàng, số lượng có thể đặt của hàng hóa được tính không bao gồm số lượng đã đặt chưa giao của đơn hàng hiện tại đang thao tác.
2.3. Cảnh báo/Không cho phép lưu Đơn hàng khi giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức công nợ của khách hàng
Chức năng giúp Cảnh báo/Không cho phép/Luôn cho phép lưu đơn hàng có giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức nợ còn lại của khách hàng (đối với Khách hàng có thiết lập Hạn mức nợ) tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Để sử dụng chức năng này, trước tiên, người dùng cần thiết lập hành xử theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
Khi lưu đơn hàng, nếu tổng Giá trị đơn hàng đang thao tác và Công nợ của khách hàng (được đồng bộ từ AMIS Kế toán) vượt quá Hạn mức nợ của khách hàng đó thì phần mềm hiển thị cảnh báo:
- Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo; lúc này, người dùng sẽ không thể lưu được đơn hàng.

- Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.

- Đối với hành xử Luôn cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.
2.4. Cảnh báo/Không cho phép lập Đơn hàng con có số lượng hàng vượt qua số lượng chưa đặt trên Đơn hàng cha
Chức năng giúp Cảnh báo/Không cho phép/Luôn cho phép lập đơn hàng con có số lượng hàng hóa vượt quá số lượng chưa đặt của hàng hóa đó trên đơn hàng cha.
Để sử dụng chức năng này, trước tiên, người dùng cần thiết lập hành xử theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
Khi tạo và lưu đơn hàng con, nếu số lượng hàng hóa vượt quá số lượng chưa đặt tương ứng trên đơn hàng cha thì phần mềm hiển thị cảnh báo:
- Đối với hành xử Không cho phép: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa vượt quá số lượng chưa đặt trên đơn hàng cha. Lúc này, người dùng sẽ không thể lưu đơn hàng con.

- Đối với hành xử Cảnh báo: Phần mềm hiển thị cảnh báo và bảng thông tin danh sách các hàng hóa vượt quá số lượng chưa đặt trên đơn hàng cha. Nhấn Lưu đơn hàng nếu muốn tiếp tục tạo đơn hàng.

- Đối với hành xử Cho phép: Phần mềm không hiển thị cảnh báo mà thực hiện lưu thành công đơn hàng vào hệ thống.