Quy trình chăm sóc

Nội dung

(Chỉ dành cho gói thuê bao Enterprise)

Hàng ngày, NVKD cần tìm các khách hàng đến ngày kỷ niệm thành lập, sinh nhật trong ngày/tuần để thực hiện gửi email, gửi sms, gọi điện chăm sóc khách hàng. Các thao tác thực hiện thủ công này dẫn đến mất nhiều thời gian của NVKD.

Quy trình chăm sóc giúp NVKD thiết lập tự động hóa các hành động gửi email, sms, gọi điện cho khách hàng khi đến ngày kỷ niệm, sinh nhật,… để tiết kiệm thời gian làm việc và không bỏ sót khách hàng.

1. Thêm mới Quy trình chăm sóc

Lưu ý: Hệ thống đáp ứng kích hoạt tối đa 10 Quy trình chăm sóc cho 1 phân hệ.

Trên giao diện AMIS CRM, nhấn biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Quy trình tự động\Quy trình chăm sóc.

Trên giao diện Quy trình chăm sóc, nhấn Thêm.

Lựa chọn Phân hệ áp dụng quy trình chăm sóc và nhập Tên quy trình, Mô tả; sau đó nhấn Tiếp theo.

Tại giao diện chi tiết Quy trình chăm sóc, bạn thực hiện thiết lập các điều kiện:

Khi nào: Lựa chọn thời điểm bắt đầu quy trình chăm sóc:

Nhấn Tiếp theo.

Điều kiện: Chọn 1 trong 2 điều kiện:
- Bản ghi của phân hệ đã chọn thỏa mãn điều kiện cụ thể: Bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động
- Tất cả bản ghi của phân hệ đã chọn : Không xét đến điều kiện, hệ thống luôn thực hiện hành động

Hành động ngay:

Cập nhật thông tin: Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động cập nhật trường thông tin đã chọn trong mục Hành động ngay.
Gửi Email thông báo: Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động Gửi email đã chọn trong mục Hành động ngay.
Giao nhiệm vụ: Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động ghi nhiệm vụ đã chọn trong mục Hành động ngay vào mục Công việc đang thực hiện và gửi thông báo trên web và mobile đến Người thực hiện và Người liên quan của nhiệm vụ.
Bàn giao công việc: Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động bàn giao công việc cho người dùng cụ thể hoặc theo quy tắc phân bổ.
Gửi SMS: Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động gửi SMS đến Người nhận và Người dùng nhận được chọn theo mẫu SMS đã thiết lập.
Thêm thẻ chăm sóc (chỉ thiết lập được khi áp dụng Quy trình chăm sóc cho phân hệ Đơn hàng): Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống thực hiện hành động thêm Thẻ chăm sóc mới cho người dùng cụ thể để thực hiện chăm sóc khách hàng.

Đối với hành động Gửi email thông báo, Gửi SMS: Đối với hành động Gửi email thông báo, Thông báo, Gửi SMS: Phần mềm cho phép thiết lập Người nhận email, Người nhận thông báo, Người nhận SMS là Quản lý của người dùng (Ví dụ là Quản lý của Chủ sở hữu của bản ghi Khách hàng) để bộ phận quản lý nắm được công việc.

Nhấn Lưu để hoàn thành thiết lập 1 Quy trình chăm sóc.

Như vậy, khi quy trình chăm sóc hoạt động, đối với các bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ tự động thực hiện hành động tại thời điểm đã thiết lập.

2. Quản lý danh sách Quy trình chăm sóc

Cho phép xem danh sách các quy trình chăm sóc đã thiết lập trong doanh nghiệp theo dạng tóm tắt. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lọc danh sách theo phân hệ và sắp xếp thứ tự ưu tiên các quy trình trên danh sách. Điều này giúp cho người dùng quản lý các quy trình chăm sóc đã thiết lập dễ dàng hơn.

Người dùng thực hiện Kích hoạt/Ngừng kích hoạt Quy trình chăm sóc bằng cách Bật/Tắt biểu tượng tại cột Trạng thái.

3. Chi tiết quy trình chăm sóc

Cho phép người dùng nhân bản hoặc xóa quy trình chăm sóc.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn vào chi tiết bản ghi Quy trình chăm sóc để sửa thiết lập của quy trình và sau đó nhấn Lưu.

Lưu ý:

Người dùng không thể chỉnh sửa Quy trình chăm sóc đang được kích hoạt.
Nếu Quy trình chăm sóc đã chạy trong ngày hôm nay thì những thay đổi khi sửa sẽ được áp dụng vào ngày hôm sau.