Thiết lập Tra cứu tồn kho

Nội dung

Chức năng cho phép thiết lập các thông tin nâng cao khi tra cứu tồn kho hàng hóa.

Hướng dẫn thực hiện

Trên AMIS CRM, nhấn vào biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Thiết lập chung\Tra cứu tồn kho.

1. Thiết lập Tra cứu tồn kho

Vào tab Tra cứu tồn kho.

1.1. Ngầm định chỉ hiển thị hàng hóa còn tồn

Trong quá trình bán hàng, nhân viên kinh doanh cần tra cứu hàng hóa còn tồn nhanh chóng. Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho và chọn Hàng hóa sẽ mặc định chỉ hiển thị hàng hóa còn tồn.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Người dùng Bật/Tắt lựa chọn Ngầm định chỉ hiển thị hàng hóa còn tồn theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành. Khi Bật lựa chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho/Tra cứu tồn kho theo lô/Chọn hàng hóa thì hệ thống ngầm định hiển thị lên có tích chỉ hiển thị hàng còn tồn.

1.2. Ngầm định tra cứu tồn theo kho gần nhất

Ở một số doanh nghiệp, NVKD chỉ bán hàng ở kho của chi nhánh mình nên trong quá trình bán hàng chỉ cần xem tồn kho theo 1 kho.

Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho và Chọn hàng hóa sẽ ngầm định hiển thị danh sách tồn kho hàng hóa theo kho gần nhất mà người dùng tra cứu giúp tiết kiệm thời gian cho NVKD.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Người dùng Bật/Tắt lựa chọn Ngầm định tra cứu tồn kho kho gần nhất theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành. Khi Bật lựa chọn, trên các giao diện Tra cứu tồn kho/Chọn hàng hóa vào bảng hàng hóa thì hệ thống ngầm định lọc theo Kho gần nhất trước đó mà người dùng đã chọn.

1.3. Tra cứu tồn kho theo lô kèm đơn giá tồn kho

Trong quá trình bán hàng, nhân viên kinh doanh cần tra cứu tồn kho theo lô kèm Đơn giá tồn kho để kiểm tra hàng hóa nào còn tồn trong kho theo lô và tồn bao nhiêu, đồng thời kiểm tra đơn giá của lô hàng tồn để tư vấn chăm sóc Cơ hội, Lập báo giá, Đơn hàng.

Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện tại Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn, khi chọn hàng hóa theo lô sẽ hiển thị thông tin tồn kho theo lô kèm đơn giá để người dùng có thể dễ dàng tra cứu.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Người dùng Bật/Tắt lựa chọn Tra cứu tồn kho theo lô kèm Đơn giá tồn kho theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành: Khi Bật lựa chọn này, tại Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn, khi chọn hàng hóa theo lô sẽ hiển thị thêm thông tin Đơn giá tồn kho.

1.4. Hiển thị giá trị tồn kho

Chức năng cho phép thiết lập tra cứu thông tin Giá trị tồn kho của hàng hóa tính toán từ Số lượng tồn.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Ở mục Hiển thị giá trị tồn kho, người dùng Bật/Tắt thiết lập theo nhu cầu.

Đối với thiết lập Bật Hiển thị giá trị tồn kho: Chọn Đơn giá làm căn cứ tính giá trị tồn kho.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Khi người dùng Tra cứu tồn kho/tồn kho theo lô/tồn kho theo mã quy cách, Chọn hàng hóa tồn kho/tồn kho theo lô/tồn kho theo mã quy cách, Chọn hàng hóa kèm tồn kho NPP, báo cáo Tổng hợp tồn kho, Thống kê tồn kho NPP, Thống kê ghi nhận tồn kho khách hàng đi tuyến, Thống kê nhanh tab Tồn kho ở chi tiết Khách hàng: Hệ thống hiển thị cột Giá trị tồn kho được tính toán theo công thức = SL tồn * Đơn giá của hàng hóa ở phân hệ Hàng hóa.

1.5. Số lượng đã đặt chưa giao lấy từ đơn hàng

Chức năng cho phép thiết lập cách tính số lượng đã đặt chưa giao của hàng hóa từ các đơn hàng có tình trạng theo quy định của từng doanh nghiệp để đảm bảo số liệu chính xác.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Ở mục Số lượng đã đặt chưa giao lấy từ đơn hàng:

Áp dụng cho: Tích chọn căn cứ áp dụng hành xử cho Đơn hàng hoặc Đơn hàng cha
Tình trạng ghi doanh số: Tích chọn tình trạng ghi doanh số của đơn hàng để thiết lập hệ thống lấy số lượng đã đặt chưa giao từ đơn hàng có tình trạng được chọn.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

1.6. Tra cứu tồn kho theo các mã quy cách

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh quần áo, máy móc, thiết bị, mỗi hàng hóa thường có nhiều đặc tính (mã quy cách): quần áo có nhiều màu sắc, kích thước; xe máy có số khung, số máy riêng;…

Khi sử dụng tùy chọn này, trên các giao diện Tra cứu tồn kho và chọn Hàng hóa sẽ hiển thị thông tin tồn kho theo mã quy cách để người dùng có thể dễ dàng tra cứu.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Tại mục Tra cứu tồn kho theo mã quy cách, người dùng tích chọn các mã quy cách sử dụng và khai báo tên hiển thị theo nhu cầu.

Nhấn Lưu để hoàn thành: Chỉ các mã quy cách được lựa chọn mới hiển thị trên giao diện Tra cứu tồn kho theo mã quy cách/Chọn hàng hóa.

1.7. Tùy chỉnh trường hiển thị

Chức năng này giúp thiết lập ẩn/hiện các trường thông tin ở giao diện Tra cứu tồn kho/Chọn hàng hóa.

Hướng dẫn thực hiện

Nhấn Chỉnh sửa để sửa thiết lập.

Tại mục Trường hiển thị: Ở các tab Tồn kho/Tồn kho theo lô/Tồn kho theo mã quy cách/Tồn kho bộ HH, người dùng tích chọn trường thông tin muốn hiển thị trên giao diện.

Có thể sắp xếp thứ tự hiển thị các trường bằng cách giữ và kéo biểu tượng tại dòng chứa trường thông tin đến vị trí mong muốn.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

Lưu ý: Độ rộng các cột thông tin trên giao diện Tra cứu tồn kho/Chọn hàng hóa sẽ hiển thị theo lần gần nhất người dùng điều chỉnh bằng cách kéo và thả cột.

2. Thiết lập Phân quyền kho

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng tại các địa điểm khác nhau, kinh doanh chỉ có thể bán hàng ở 1 vài kho cụ thể, ban lãnh đạo mong muốn kinh doanh chỉ có thể đặt hàng/tra cứu tồn kho của các kho có thể đặt để tránh nhầm lẫn và bảo mật dữ liệu.

Chức năng này giúp doanh nghiệp phân quyền cho từng người dùng/phòng ban được quyền đặt hàng/tra cứu tồn kho ở kho nào.

Hướng dẫn thực hiện

Vào tab Phân quyền kho.

Danh sách Kho hiển thị được đồng bộ từ AMIS Kế toán hoặc AMIS Kho tùy theo kết nối của doanh nghiệp.

Di chuột vào dòng Kho muốn phân quyền và nhấn biểu tượng để phân quyền.

Chọn 1 đối tượng được phân quyền sử dụng kho trong 2 lựa chọn:

– Mọi người: Tất cả người dùng trong hệ thống AMIS CRM đều có thể chọn kho đó khi lập Đơn hàng và có thể tra cứu tồn kho của kho này.

– Chọn người dùng: Chỉ người dùng được chọn hoặc người dùng thuộc Cơ cấu tổ chức được chọn mới có thể sử dụng kho đó khi lập đơn hàng và tra cứu tồn kho.

Chọn phân quyền cho Cơ cấu tổ chức hoặc Người dùng cụ thể.

Ở cột Có sẵn, nhấn vào tên Cơ cấu tổ chức/Người dùng (nhấn Ctrl để chọn cùng lúc nhiều CCTC/người dùng). Sau đó nhấn Thêm để chọn.

Nhấn Lưu để hoàn thành phân quyền.

Lưu ý: Khi 1 người dùng tra cứu tồn kho hàng hoá, nếu chọn Tất cả kho thì số lượng tồn kho bằng tổng số lượng tồn kho của tất cả các kho mà người dùng có quyền sử dụng.

Ví dụ: Doanh nghiệp có 5 kho HN, HCM, ĐN, BMT, CT. Nhân viên kinh doanh A được sử dụng kho HCM và CT.

Khi lập đơn hàng, NVKD A chỉ có thể chọn 2 kho HCM và CT trong Đơn hàng.
Khi tra cứu tồn kho, NVKD A cũng chỉ có thể tra cứu của 2 kho HCM và CT. Nếu chọn tra cứu Tất cả kho thì số lượng tồn chỉ bằng tổng số lượng ở 2 kho HCM và CT.

3. Thiết lập Dữ liệu tồn kho

Vào tab Dữ liệu tồn kho.

3.1. Đồng bộ dữ liệu tồn kho

Chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đồng nhất lại dữ liệu Kho và tồn kho giữa AMIS CRM và AMIS Kế toán hoặc AMIS Kho để sử dụng chính xác.

Hướng dẫn thực hiện

Ở mục Đồng bộ dữ liệu tồn kho, nhấn Đồng bộ kho và tồn kho để hệ thống đồng bộ lại dữ liệu kho và tồn kho từ AMIS Kế toán hoặc AMIS Kho tùy theo kết nối của doanh nghiệp.

3.2. Xuất khẩu dữ liệu tồn kho

Chức năng này hỗ trợ người dùng xuất khẩu số lượng tồn kho để thực hiện đối chiếu với AMIS Kế toán hoặc AMIS Kho.

Hướng dẫn thực hiện

Ở mục Xuất khẩu dữ liệu tồn kho, chọn loại xuất khẩu:

Tổng hợp tồn kho: Hệ thống xuất khẩu toàn bộ danh sách hàng hóa tồn kho
Tồn kho chi tiết theo kho: Hệ thống xuất khẩu danh sách hàng hóa tồn kho chi tiết theo từng kho
Tồn kho theo lô: Hệ thống xuất khẩu danh sách hàng hóa tồn kho theo lô
Tồn kho theo mã quy cách: Hệ thống xuất khẩu danh sách tồn kho theo mã quy cách