Quy trình ghi doanh số

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn thiết lập và quản lý quy trình ghi doanh số trên AMIS CRM, bao gồm các bước cấu hình điều kiện, phân quyền thực hiện và gửi thông báo. Phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp muốn kiểm soát quy trình ghi nhận doanh số theo giá trị đơn hàng và vai trò người dùng. 

2. Hướng dẫn thực hiện

Doanh nghiệp thường xây dựng quy trình ghi nhận doanh số trong đó mỗi bộ phận thực hiện các công việc khác nhau trong quy trình.

Ví dụ: Doanh nghiệp quy định Kế toán là bộ phận thực hiện kiểm tra và ghi nhận doanh số. Tuy nhiên để giảm bớt công việc đối chiếu của kế toán và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cho phép đối với đơn hàng có giá trị nhỏ (dưới 50 triệu đồng) thì NVKD có thể tự đề nghị ghi doanh số chuyển qua bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, ghi nhận doanh số và làm các thủ tục bán hàng. Còn đối với các đơn hàng giá trị lớn (từ 50 triệu trở lên) thì quản lý phải sà soát trước rồi mới được chuyển qua bộ phận Kế toán thực hiện ghi nhận doanh số.

Thiết lập quy trình ghi doanh số trên AMIS CRM cho phép doanh nghiệp xác định rõ điều kiện áp dụng cho từng loại đơn hàng, phân quyền người/vai trò đề nghị ghi doanh số và người/vai trò thực hiện ghi nhận doanh số, đảm bảo quy trình vận hành chặt chẽ, đúng trách nhiệm và hiệu quả.

2.1. Thêm mới quy trình ghi doanh số

Lưu ý: Hệ thống cho phép tạo tối đa 10 Quy trình ghi doanh số.

Bước 1: Trên AMIS CRM, nhấn biểu tượng bánh răng để hiển thị thiết lập \ vào Quy trình tự động \ chọn Quy trình ghi doanh số.

Bước 2: Nhấn Thêm để thêm mới quy trình ghi doanh số.

Bước 3: Khai báo các thông tin Tên quy trình và Mô tả. Sau đó nhấn Tiếp tục để chuyển sang màn hình khai báo chi tiết quy trình.

Bước 4: Tại giao diện chi tiết quy trình ghi doanh số, thực hiện thiết lập các điều kiện:

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn thành.

2.2. Quản lý danh sách quy trình ghi doanh số

Cho phép quản lý danh sách của các quy trình ghi doanh số tự động đã thiết lập trong doanh nghiệp, sắp xếp thứ tự ưu tiên để chạy quy trình và thực hiên ngừng kích hoạt/xoá với các quy trình tạm thời không sử dụng.

Bước 1: Trên AMIS CRM, nhấn biểu tượng bánh răng để hiển thị thiết lập \ vào Quy trình tự động \ chọn Quy trình ghi doanh số.

Bước 2: Phần mềm hiển thị danh sách Quy trình ghi doanh số

Bước 3: Thực hiện thao tác Lọc, Bật/Tắt biểu tượng tại cột Trạng thái, Sửa, Nhân bản, Xóa

• Có thể nhấn tìm kiếm tên quy trình hoặc lọc trạng thái của quy trình
• Ở màn hình danh sách Quy trình ghi doanh số, thực hiện Kích hoạt/Ngừng kích hoạt Quy trình ghi doanh số bằng cách Bật/Tắt biểu tượng tại cột Trạng thái.
• Để Nhân bản/Xóa quy trình phê duyệt, di chuột vào dòng quy trình và nhấn biểu tượng dấu ba chấm (…), chọn Nhân bản/Xóa
• Để sửa quy trình phê duyệt \ thực hiện Tắt biểu tượng cột Trạng thái \ nhấn biểu tượng cây bút để Sửa \ sau đó nhấn Lưu

Lưu ý:

• Hệ thống cho phép thiết lập tối đa 10 quy trình ghi doanh số.
• Chỉ có thể Sửa/Xóa ở khi ở trạng thái Ngừng kích hoạt
• Nếu không có quy trình nào được thiết lập thì mặc định Tất cả người dùng có quyền sửa đơn hàng đều có thể đề nghị ghi doanh số. Người dùng có quyền ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đều có quyền thực hiện chức năng với tất cả đơn hàng.
• Khi thiết lập chọn người dùng/vai trò trên AMIS CRM có quyền Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số thì nếu đơn hàng có được đồng bộ với AMIS Kế toán thì ngoài người dùng được thiết lập trên AMIS CRM, Kế toán vẫn có thể thực hiện việc ghi nhận doanh số như thông thường trên AMIS Kế toán.

2.3. Áp dụng quy trình ghi doanh số

Khi người dùng thao tác làm thay đổi tình trạng ghi doanh số của đơn hàng, hệ thống kiểm tra đơn hàng thoả mãn điều kiện thiết lập thì chỉ những người dùng/vai trò được thiết lập quyền tương ứng và có quyền sửa đơn hàng mới có thể thực hiện chức năng.

NVKD thực hiện Ghi doanh số/ Từ chối ghi doanh số. Chi tiết Tại đây.

3. Lưu ý

• Chức năng Đề nghị ghi doanh số từ bản nháp bao gồm:
  • Thêm mới/Sinh đơn hàng chọn tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
  • Sửa/Sửa nhanh tình trạng ghi doanh số thành Đề nghị ghi từ Bản nháp
  • Đề nghị ghi/Đề nghị ghi doanh số hàng loạt các đơn hàng bản nháp

• Chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đơn hàng đề nghị ghi bao gồm:
  • Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
  • Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
• Chức năng Thu hồi đề nghị ghi từ đơn hàng đề nghị ghi bao gồm: Thu hồi đề nghị ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi

• Chức năng Từ chối ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng đã ghi bao gồm:
  • Từ chối ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đã ghi
  • Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đã ghi

• Chức năng Đề nghị ghi/chuyển Bản nháp từ đơn hàng Từ chối ghi bao gồm:
  • Sửa/Sửa nhanh tình trạng ghi doanh số từ Từ chối ghi thành Bản nháp/Đề nghị ghi
  • Đề nghị ghi/Đề nghị ghi doanh số hàng loạt các đơn hàng Từ chối ghi

• Nếu đơn hàng thoả mãn điều kiện của nhiều quy trình ghi doanh số đang cùng kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra quyền thực hiện chức năng theo quy trình có thứ tự sắp xếp ngoài danh sách quy trình nhỏ hơn.
• Nếu đơn hàng không thoả mãn quy trình nào thì mặc định người dùng có quyền sửa sẽ có thể thực hiện Đề nghị ghi doanh số, người dùng có quyền Ghi doanh số/Từ chối ghi sẽ được thực hiện chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi