Để kết nối giữa AMIS Kế toán và AMIS CRM, trước tiên cần thiết lập kết nối dữ liệu kế toán trên phần mềm AMIS Kế toán, đồng thời kiểm tra chắc chắn dữ liệu danh mục Cơ cấu tổ chức, Nhân viên của AMIS Kế toán đã được đồng bộ với hệ thống AMIS Platform. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
1. Thiết lập kết nối
Trên AMIS CRM, nhấn biểu tượng 
để hiển thị Thiết lập. Vào Kết nối\AMIS.VN – Kế toán.
1.1. Đồng bộ dữ liệu
Tại tab Dữ liệu, ở mục Đồng bộ dữ liệu, nhấn Cập nhật để thay đổi thiết lập đồng bộ dữ liệu.
* Chọn phân hệ trên AMIS Kế toán muốn đồng bộ với phân hệ Đơn hàng trên AMIS CRM:
- Nếu chọn kết nối với Đơn đặt hàng thì Đơn hàng Mẫu tiêu chuẩn sẽ đồng bộ với phân hệ Đơn đặt hàng, Đơn hàng cha sẽ đồng bộ Hợp đồng.
- Nếu chọn kết nối với Hợp đồng thì Đơn hàng Mẫu tiêu chuẩn sẽ đồng bộ với Hợp đồng con, Đơn hàng cha sẽ đồng bộ Hợp đồng dự án.
* Chọn cách lấy số liệu Số lượng giao của hàng hóa trên đơn hàng cha:
- Nếu chọn lấy từ Hợp đồng của Kế toán thì Số lượng giao của hàng hóa trên Đơn hàng cha được lấy từ Số lượng giao của hàng hóa tương ứng trên Hợp đồng của AMIS Kế toán.
- Nếu chọn lấy từ các đơn hàng con thì Số lượng giao của hàng hóa trên Đơn hàng cha lấy từ tổng Số lượng giao của hàng hóa tương ứng trên Đơn hàng con có gắn vào Đơn hàng cha.
* Đồng bộ Liên hệ:
- Nếu có tích thì phân hệ Liên hệ sẽ đồng bộ với Khách hàng cá nhân của Kế toán và ngược lại.
- Nếu không tích thì không đồng bộ Liên hệ với Khách hàng cá nhân của Kế toán, chỉ đồng bộ Khách hàng có tích Là Khách hàng cá nhân sang Khách hàng cá nhân của kế toán và ngược lại.
Nhấn Lưu để hoàn thành.
1.2. Phân quyền kho
Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng tại các địa điểm khác nhau, kinh doanh chỉ có thể bán hàng ở 1 vài kho cụ thể, ban lãnh đạo mong muốn kinh doanh chỉ có thể đặt hàng/tra cứu tồn kho của các kho có thể đặt để tránh nhầm lẫn và bảo mật dữ liệu.
Chức năng này giúp doanh nghiệp phân quyền cho từng người dùng/phòng ban được quyền đặt hàng/tra cứu tồn kho ở kho nào.
Hướng dẫn thực hiện
Tại tab Phân quyền kho, hiển thị danh mục kho được đồng bộ từ dữ liệu kế toán có kết nối với AMIS CRM.
Di chuột vào dòng Kho muốn phân quyền, nhấn icon Sửa để mở màn hình thiết lập.
Tại màn hình thiết lập, chọn phân quyền cho Mọi người hoặc nhóm người dùng cụ thể:
- Nếu lựa chọn Mọi người, thì tất cả người dùng trong hệ thống AMIS CRM đều có thể chọn kho đó khi lập Đơn hàng và có thể tra cứu tồn kho của kho này.
- Nếu lựa chọn Chọn người dùng, người dùng chọn Cơ cấu tổ chức hoặc danh sách người dùng cụ thể vào danh sách Được chọn. Những người dùng được chọn hoặc người dùng thuộc CCTC được chọn trong danh sách này có thể sử dụng kho đó khi lập đơn hàng và tra cứu tồn kho.
Lưu ý: Khi 1 người dùng tra cứu tồn kho hàng hoá, nếu chọn Tất cả kho thì số lượng tồn kho bằng tổng số lượng tồn kho của tất cả các kho mà người dùng có quyền sử dụng.
Ví dụ: Doanh nghiệp có 5 kho HN, HCM, ĐN, BMT, CT. Nhân viên kinh doanh A được sử dụng kho HCM và CT.
- Khi lập đơn hàng, NVKD A chỉ có thể chọn 2 kho HCM và CT trong Đơn hàng.
- Khi tra cứu tồn kho, NVKD A cũng chỉ có thể tra cứu của 2 kho HCM và CT. Nếu chọn tra cứu Tất cả kho thì số lượng tồn chỉ bằng tổng số lượng ở 2 kho HCM và CT.
1.3. Chuẩn hóa dữ liệu
Chức năng này hỗ trợ Doanh nghiệp thực hiện chuẩn hoá, đồng nhất lại danh mục Khách hàng, Hàng hoá, Kho và tồn kho khi bắt đầu đồng bộ dữ liệu giữa AMIS Kế toán và AMIS CRM để sử dụng. Chức năng được sử dụng khi dữ liệu 2 bên đã phát sinh nhập liệu các danh mục độc lập (Nhập liệu danh mục Khách hàng, Hàng hoá, Kho và tồn kho đồng thời ở cả 2 bên mà không phải thực hiện đồng bộ). Các trường hợp có thể cần chuẩn hoá dữ liệu:
- Đối với Doanh nghiệp đang sử dụng AMIS.VN Kế toán, sử dụng thêm AMIS CRM nhưng đã nhập dữ liệu danh mục Khách hàng vào AMIS CRM.
- DN đang sử dụng song song cả kế toán và bán hàng (chưa đồng bộ dữ liệu).
- Doanh nghiệp đã sử dụng AMIS CRM, sau đó sử dụng thêm AMIS Kế toán nhưng lại chuyển dữ liệu Kế toán từ phần mềm AMIS Kế toán 1.0 hoặc MISA SME.NET lên (trước đó đã sử dụng AMIS Kế toán 1.0 hoặc phần mềm MISA SME.NET).
- …
Hướng dẫn thực hiện
Tại tab Dữ liệu, ở mục Chuẩn hoá dữ liệu, tích chọn danh mục cần thực hiện chuẩn hoá dữ liệu. Sau đó nhấn Chuẩn hoá.
Hệ thống thực hiện chuẩn hoá danh mục được chọn như sau:
- Nếu 2 hệ thống có cùng ID thì không xử lý gì.
- Nếu ID chưa tồn tại trên CRM thì thực hiện thêm mới bản ghi vào CRM
Sau khi hoàn thành chuẩn hoá dữ liệu, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn thành trên quả chuông thông báo.
1.4. Xuất khẩu dữ liệu
Chức năng này hỗ trợ người dùng xuất khẩu số lượng tồn kho để thực hiện đối chiếu với AMIS Kế toán.
Hướng dẫn thực hiện
Tại tab Dữ liệu, ở mục Xuất khẩu dữ liệu, chọn loại xuất khẩu:
- Tổng hợp tồn kho: Hệ thống xuất khẩu toàn bộ danh sách hàng hóa tồn kho
- Tồn kho chi tiết theo kho: Hệ thống xuất khẩu danh sách hàng hóa tồn kho chi tiết theo từng kho
- Tồn kho theo lô: Hệ thống xuất khẩu danh sách hàng hóa tồn kho theo lô
- Tồn kho theo mã quy cách: Hệ thống xuất khẩu danh sách tồn kho theo mã quy cách
Người dùng nhập địa chỉ email nhận file xuất khẩu và nhấn Xuất khẩu.
Sau khi hệ thống hoàn thành xuất khẩu, người dùng nhấn vào vào thông báo trên phần mềm hoặc mở email để tải về tệp tin xuất khẩu.
2. Luồng nghiệp vụ
2.1. Giải thích ký hiệu
Đồng bộ thủ công (Ví dụ: Khách hàng được đồng bộ thủ công từ Bán hàng sang Kế toán)
Tự động đồng bộ (Ví dụ: Khi thêm/Sửa Hàng hóa từ Bán hàng tự động đồng bộ sang Kế toán)
Sinh từ (Ví dụ: Đơn hàng có thể được sinh ra từ Báo giá)
Cập nhật lại (Ví dụ: Đơn đặt hàng được đồng bộ từ Bán hàng sang kế toán, khi có thay đổi thông tin bên Kế toán sẽ cập nhật lại Bán hàng)
2.2. Nội dung chi tiết
Việc kết nối dữ liệu giữa AMIS Kế toán với AMIS CRM chỉ có thể thực hiện được nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Máy chủ phải được kết nối Internet
- Dữ liệu kế toán đang làm việc đã được kết nối với AMIS CRM
Chi tiết kết nối các phân hệ tại đây.
Các trường thông tin đồng bộ chi tiết tại đây.
2.2.1. Quản lý thông tin công nợ, hạn mức nợ, số ngày được nợ của khách hàng
Chức năng hỗ trợ NVKD quản lý thông tin công nợ, hạn mức nợ, số ngày được nợ của khách hàng để thuận tiện cho việc thu hồi công nợ, đồng thời đồng bộ dữ liệu với AMIS Kế toán để tra cứu thống nhất.
Cụ thể:
Tại phân hệ Khách hàng, đồng bộ các dữ liệu từ AMIS Kế toán:
- Công nợ: Khi phát sinh chứng từ dẫn tới thay đổi công nợ trên AMIS Kế toán thì tự động đồng bộ thông tin này sang CRM
- Hạn mức nợ: Tự động đồng bộ sang CRM
- Số ngày được nợ: Tự động đồng bộ sang CRM
2.2.2. Đồng bộ đánh dấu Hàng khuyến mại trên Báo giá/Đơn hàng
Hệ thống đồng bộ có tích chọn thông tin Hàng khuyến mại của hàng hóa trên Báo giá/Đơn hàng trên AMIS CRM sang hàng hóa của Báo giá/Đơn đặt hàng/Hợp đồng tương ứng trên AMIS Kế toán.
2.2.3. Đồng bộ Ngày thanh toán là Ngày chứng từ thanh toán gần nhất của đơn hàng trên AMIS Kế toán
Khi có phát sinh phiếu thu trên AMIS Kế toán gắn với Đơn hàng trên AMIS CRM, DSLQ Thực thu đồng bộ từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM.
Trong đó: Ngày thanh toán trên đơn hàng của AMIS CRM được cập nhật là Ngày hạch toán lớn nhất trong các phiếu thu trên AMIS Kế toán.
Ví dụ:
Có đơn hàng tổng tiền là 100 triệu trên AMIS CRM.
- Ngày 1/9/2022, khách hàng thanh toán 50 triệu. Kế toán làm phiếu thu gắn với đơn hàng trên AMIS Kế toán thì trên AMIS CRM cập nhật Ngày thanh toán là 1/9/2022.
- Ngày 15/9/2022, khách hàng thanh toán tiếp 40 triệu. Kế toán làm phiếu thu thứ 2 gắn với đơn hàng trên AMIS Kế toán (lúc này vẫn còn nợ 10 triệu) thì trên AMIS CRM cập nhật Ngày thanh toán là 15/9/2022.