Kết nối với AMIS ACT (cũ)

Để thiết lập dữ liệu đồng bộ từ AMIS CRM sang AMIS Kế toán và ngược lại, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở mục Đồng bộ dữ liệu, nhấn Chỉnh sửa.

Bước 2: Thiết lập cách lấy dữ liệu đồng bộ

– Chọn phân hệ trên AMIS Kế toán muốn đồng bộ với phân hệ Đơn hàng trên AMIS CRM:

• Nếu chọn kết nối với Đơn đặt hàng thì Đơn hàng Mẫu tiêu chuẩn sẽ đồng bộ với phân hệ Đơn đặt hàng, Đơn hàng cha sẽ đồng bộ Hợp đồng.
• Nếu chọn kết nối với Hợp đồng thì Đơn hàng Mẫu tiêu chuẩn sẽ đồng bộ với Hợp đồng con, Đơn hàng cha sẽ đồng bộ Hợp đồng dự án.

– Chọn cách lấy số liệu Số lượng giao của hàng hóa trên đơn hàng cha:

• Nếu chọn lấy từ Hợp đồng của Kế toán thì Số lượng giao của hàng hóa trên Đơn hàng cha được lấy từ Số lượng giao của hàng hóa tương ứng trên Hợp đồng của AMIS Kế toán.
• Nếu chọn lấy từ các đơn hàng con thì Số lượng giao của hàng hóa trên Đơn hàng cha lấy từ tổng Số lượng giao của hàng hóa tương ứng trên Đơn hàng con có gắn vào Đơn hàng cha.

– Đồng bộ khách hàng bằng mã: Dữ liệu khách hàng của CRM và Kế toán mặc định đồng bộ với nhau thông qua ID hệ thống. Khi tích chọn thiết lập này, trường hợp không tìm thấy ID trùng khớp, hệ thống sẽ kiểm tra thêm mã khách hàng để đồng bộ.

– Đồng bộ hàng hóa có tính chất: Chọn các loại tính chất của hàng hóa được đồng bộ

Bước 3: Nhấn Lưu.

Để phân quyền sử dụng kho của AMIS Kế toán, nhấn vào Phân quyền kho. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Chức năng này hỗ trợ Doanh nghiệp thực hiện chuẩn hoá, đồng nhất lại danh mục Khách hàng, Hàng hoá khi bắt đầu đồng bộ dữ liệu giữa AMIS Kế toán và AMIS CRM để sử dụng. Chức năng được sử dụng khi dữ liệu 2 bên đã phát sinh nhập liệu các danh mục độc lập (Nhập liệu danh mục Khách hàng, Hàng hoá đồng thời ở cả 2 bên mà không phải thực hiện đồng bộ). Các trường hợp có thể cần chuẩn hoá dữ liệu:

• Đối với Doanh nghiệp đang sử dụng AMIS.VN Kế toán, sử dụng thêm AMIS CRM nhưng đã nhập dữ liệu danh mục Khách hàng vào AMIS CRM.
• DN đang sử dụng song song cả kế toán và bán hàng (chưa đồng bộ dữ liệu).
• Doanh nghiệp đã sử dụng AMIS CRM, sau đó sử dụng thêm AMIS Kế toán nhưng lại chuyển dữ liệu Kế toán từ phần mềm AMIS Kế toán 1.0 hoặc MISA SME.NET lên (trước đó đã sử dụng AMIS Kế toán 1.0 hoặc phần mềm MISA SME.NET).
• …

Để chuẩn hóa dữ liệu từ AMIS Kế toán sang AMIS CRM, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ở mục Chuẩn hoá dữ liệu, tích chọn danh mục cần thực hiện chuẩn hoá dữ liệu.

Bước 2: Nhấn Đồng bộ.

Hệ thống thực hiện chuẩn hoá danh mục được chọn như sau:

• Nếu 2 hệ thống có cùng ID thì không xử lý gì.
• Nếu cùng 1 mã hàng hoá, mã khách hàng giống nhau, mà 2 hệ thống tồn tại 2 ID khác nhau thì sẽ đồng nhất ID lấy từ hệ thống kế toán để cập nhật ngược về CRM.

Sau khi hoàn thành chuẩn hoá dữ liệu, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn thành trên quả chuông thông báo.

Lấy sang (Ví dụ: Khách hàng có thể được Lấy từ Bán hàng sang Kế toán)

Tự động đồng bộ (Ví dụ: Khi thêm/Sửa Hàng hóa từ Bán hàng tự động đồng bộ sang Kế toán)

Sinh từ (Ví dụ: Đơn hàng có thể được sinh ra từ Báo giá)

Cập nhật lại (Ví dụ: Đơn đặt hàng được đồng bộ từ Bán hàng sang kế toán, khi có thay đổi thông tin bên Kế toán sẽ cập nhật lại Bán hàng)

Việc kết nối dữ liệu giữa AMIS Kế toán với AMIS CRM chỉ có thể thực hiện được nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Máy chủ phải được kết nối Internet
• Dữ liệu kế toán đang làm việc đã được kết nỗi với AMIS.VN Bán hàng

Chi tiết luồng kết nối các phân hệ khi thao tác tại đây.

Chi tiết các trường thông tin đồng bộ giữa CRM – ACT tại đây.

Lưu ý:

• Đồng bộ Loại hàng hóa:
  • Hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ đồng bộ loại hàng hóa giữa CRM và ACT.
  • Để cập nhật thông tin thì người dùng cần xuất từ 1 phần mềm để nhập khẩu cập nhật vào hệ thống còn lại.
• Đồng bộ phân loại khách hàng:
  • Khi đồng bộ danh mục khách hàng hệ thống tự động cập nhật đồng bộ thêm phân loại khách hàng tương ứng.
  • Chỉ đồng bộ kèm theo danh mục Khách hàng. Khi thêm mới 1 phân loại khách hàng bên 1 hệ thống mà không gắn vào khách hàng thì không đồng bộ danh mục phân loại khách hàng sang hệ thống còn lại.
• Cập nhật các tình trạng thực hiện Đơn hàng từ kế toán:
  • Tình trạng Đơn hàng đồng bộ từ trường Tình trạng của Đơn đặt hàng/Hợp đồng của kế toán.
  • Tình trạng thanh toán cập nhật thành Đã thanh toán nếu giá trị Còn phải thu cập nhật về từ kế toán cho giá trị bằng 0.
  • Tình trạng giao hàng cập nhật thành Đã giao hàng nếu tổng số lượng giao cập nhật về từ kế toán cho bằng tổng số lượng của Đơn hàng.
  • Đã xuất hoá đơn trên CRM được tích nếu Hợp đồng trên kế toán được tích Đã xuất hoá đơn.