Quy trình làm việc

Nội dung

Cho phép người dùng được phân quyền có thể thiết lập các quy trình làm việc theo chuẩn của doanh nghiệp. Quy trình làm việc cho phép thiết lập các điều kiện để chọn các bản ghi thực hiện quy trình làm việc. Khi các bản ghi thỏa mãn điều kiện này, sẽ tự động chạy theo quy trình làm việc (gửi email, giao nhiệm vụ, cập nhật thông tin), giúp cho NVKD tiết kiệm thời gian và không bỏ sót công việc.

Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý: Hệ thống đáp ứng kích hoạt tối đa 10 Quy trình làm việc cho 1 phân hệ.

Trên giao diện AMIS CRM, nhấn biểu tượng để hiển thị Thiết lập. Vào Quy trình tự động\Quy trình làm việc.

1. Thêm mới Quy trình làm việc

Trên giao diện Quy trình làm việc, nhấn Thêm.

Lựa chọn Phân hệ (ví dụ trong hình là phân hệ Đơn hàng) và nhập tên Quy trình. Sau đó nhấn Tiếp theo.

Giao diện chi tiết quy trình làm việc hiển thị, người dùng thực hiện thiết lập các điều kiện:

∎ Khi nào:

Lựa chọn thời điểm bắt đầu quy trình làm việc.

– Thêm: Khi thêm mới bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động

– Thêm hoặc sửa: Khi thêm mới hoặc sửa bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động

– Sửa: Khi sửa bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động

– Cập nhật thông tin:

Chọn Tất cả: Khi cập nhật thông tin tất cả các trường đã chọn, hệ thống sẽ thực hiện hành động
Chọn Bất kỳ : Khi cập nhật thông tin bất kỳ 1 trong các trường đã chọn, hệ thống sẽ thực hiện hành động

Nếu người dùng chọn Lặp lại quy trình này bất cứ khi nào có một bản ghi được sửa: Bất kỳ khi nào người dùng sửa bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động.

Nếu người dùng không chọn Lặp lại quy trình này bất cứ khi nào có một bản ghi được sửa: Lần đầu tiên người dùng sửa bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động. Từ lần thứ 2 trở đi người dùng sửa bản ghi đó, dù bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống cũng không thực hiện hành động.

– Xóa: Khi xóa ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động

Lưu ý: Các bản ghi được thêm/sửa/xóa trên AMIS Kế toán hoặc AMIS aiMarketing và đồng bộ về AMIS CRM nếu thỏa mãn điều kiện cũng sẽ được áp dụng quy trình làm việc.

Nhấn Tiếp theo.

∎ Điều kiện:

– Bản ghi của phân hệ thỏa mãn điều kiện: Bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động

– Tất cả bản ghi của phân hệ: Không xét đến điều kiện, hệ thống luôn thực hiện hành động

Nhấn Tiếp theo.

∎ Hành động ngay:

Chọn hành động thiết lập.

Cập nhật thông tin

Nhấn Thêm trường cập nhật.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Phân hệ: Chọn phân hệ chứa trường cập nhật

– Cập nhật trường: Chọn trường thông tin và khai báo giá trị cập nhật

Nhấn Lưu.

Tích chọn trường cập nhật vừa tạo, sau đó nhấn Gắn.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ tự động thực hiện cập nhật trường theo giá trị đã thiết lập.

Gửi Email thông báo

Nhấn Thêm Email thông báo.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Gửi từ: Chọn nhà cung cấp gửi email

– Người nhận Email: Chọn phân hệ và trường người nhận email trong phân hệ

– Người dùng nhận Email: Chọn người nhận email là Người dùng trong hệ thống AMIS CRM

– Thêm người nhận Email: Nhập địa chỉ email của người nhận (nếu người đó không có trong hệ thống)

– Mẫu Email: Chọn mẫu email trong danh sách mẫu email

– Đính kèm tệp in (chỉ hiển thị đối với email gửi từ Email hệ thống):

Chọn mẫu in trong danh sách mẫu in của phân hệ tương ứng để đính kèm tệp vào email
Chọn định dạng của tệp khi gửi email là PDF hoặc định dạng gốc

Nhấn Lưu.

Tích chọn Email vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ tự động thực hiện hành động Gửi email theo thiết lập.

Giao nhiệm vụ

Nhấn Thêm nhiệm vụ.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tiêu đề: Khai báo Tên nhiệm vụ

– Mô tả: Khai báo Mô tả của nhiệm vụ

– Hạn hoàn thành: Chọn thời hạn hoàn thành nhiệm vụ

– Loại nhiệm vụ, Mức độ ưu tiên: Chọn thông tin tương ứng

– Người liên quan, Người thực hiện: Chọn người dùng tương ứng

– Đính kèm tệp in:

Chọn mẫu in trong danh sách mẫu in của phân hệ tương ứng để đính kèm tệp vào nhiệm vụ
Chọn định dạng của tệp khi giao nhiệm vụ là PDF hoặc định dạng gốc

– Đồng bộ AMIS Công việc: Tích chọn để nhiệm vụ được tạo mới trên AMIS CRM và đồng thời đồng bộ sang AMIS Công việc.

Dự án/nhóm: Chọn dự án/nhóm từ danh sách dự án/nhóm của AMIS Công việc
Nhóm công việc: Chọn Nhóm công việc trên AMIS Công việc

Lưu ý: Nhập “# + Tên trường thông tin” để trộn trường ở mục Tiêu đề, Mô tả.

Nhấn Lưu.

Tích chọn nhiệm vụ vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện tạo nhiệm vụ đã thiết lập vào mục Công việc đang thực hiện và gửi thông báo trên web và mobile đến Người thực hiện và Người liên quan của nhiệm vụ.

Bàn giao công việc

Nhấn Thêm bàn giao công việc.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Bàn giao: Chọn 1 trong 2 đối tượng được bàn giao:

Trường hợp Chọn người dùng: Chọn Người dùng cụ thể được bàn giao công việc
Trường hợp Chọn quy tắc phân bổ: Chọn Quy tắc phân bổ trong danh sách quy tắc phân bổ đã thiết lập của phân hệ tương ứng

Nhấn Lưu.

Tích chọn bàn giao công việc vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động bàn giao công việc cho người dùng cụ thể hoặc theo quy tắc phân bổ đã thiết lập.

Thông báo

Nhấn Thêm thông báo.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Người nhận thông báo: Chọn phân hệ và trường người nhận thông báo trong phân hệ

– Người dùng nhận thông báo: Chọn người nhận thông báo là Người dùng trong hệ thống AMIS CRM

– Nội dung thông báo: Nhập nội dung thông báo (nhập “# + Tên trường” để trộn trường vào nội dung)

Nhấn Lưu.

Tích chọn thông báo vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ tự động thực hiện gửi thông báo trên web và mobile đến người nhận theo nội dung thông báo đã thiết lập.

Gửi SMS

Nhấn Thêm SMS thông báo.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Gửi từ: Chọn nhà cung cấp SMS Brandname

– Người nhận SMS: Chọn phân hệ và trường người nhận SMS trong phân hệ

– Người dùng nhận SMS: Chọn người nhận SMS là Người dùng trong hệ thống AMIS CRM

– Mẫu SMS: Chọn mẫu SMS trong danh sách mẫu SMS

Nhấn Lưu.

Tích chọn SMS thông báo vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ tự động thực hiện gửi SMS đến người nhận đã thiết lập.

Gửi Zalo ZNS

Nhấn Thêm tin nhắn Zalo ZNS.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Gửi từ: Chọn nhà cung cấp Zalo ZNS

– Người nhận: Chọn phân hệ và trường người nhận tin nhắn trong phân hệ

– Người dùng nhận TN: Chọn người nhận tin nhắn là Người dùng trong hệ thống AMIS CRM

– Mẫu: Chọn mẫu tin nhắn Zalo ZNS trong danh sách mẫu

– Ghép trường: Ghép trường ở mẫu Zalo ZNS với trường trên AMIS CRM

Nhấn Lưu.

Tích chọn tin nhắn Zalo ZNS vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ thực hiện hành động gửi tin nhắn Zalo ZNS đến người nhận đã thiết lập.

Thêm thẻ chăm sóc (chỉ áp dụng đối với Quy trình làm việc cho phân hệ Đơn hàng)

Nhấn Thêm thẻ chăm sóc.

Thiết lập các thông tin của hành động:

– Tên: Khai báo Tên hành động

– Thêm theo: Chọn căn cứ để hệ thống thêm thẻ chăm sóc

– Áp dụng (chỉ hiển thị nếu căn cứ thêm theo Hàng hóa/Loại hàng hóa):

– Chủ sở hữu: Chọn chủ sở hữu của Thẻ chăm sóc

Trường hợp Người dùng: Chọn người dùng cụ thể
Trường hợp Người thực hiện đơn hàng: Hệ thống tự động ghi nhận thông tin Người thực hiện đơn hàng là Chủ sở hữu của Thẻ chăm sóc

– Thông báo cho chủ sở hữu: Tích chọn để khi hệ thống tạo thẻ chăm sóc sẽ thông báo cho chủ sở hữu

– Bố cục: Chọn bố cục của Thẻ chăm sóc

– Ngày chăm sóc: Chọn ngày chăm sóc

– Thêm trường

Nhấn Lưu.

Tích chọn thẻ chăm sóc vừa tạo, sau đó nhấn Lưu.

Khi bản ghi thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ tự động thêm Thẻ chăm sóc mới cho người dùng cụ thể đã thiết lập.

Sau khi thiết lập xong, nhấn Lưu để tạo quy trình.

2. Danh sách Quy trình làm việc

Cho phép xem danh sách các quy trình làm việc tự động đã thiết lập trong doanh nghiệp theo dạng bảng, dạng tóm tắt. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lọc danh sách theo phân hệ và sắp xếp thứ tự ưu tiên các quy trình tự động trên danh sách. Điều này giúp cho người dùng quản lý các quy trình làm việc tự động đã thiết lập dễ dàng hơn.

Di chuột vào dòng quy trình và nhấn biểu tượng để xóa quy trình.

Để kích hoạt/ngừng kích hoạt quy trình làm việc, người dùng Bật/Tắt biểu tượng tại cột Trạng thái.

Lưu ý: Người dùng không thể chỉnh sửa quy trình làm việc đang được kích hoạt.

3. Quy trình làm việc mẫu

Quy trình làm việc mẫu giúp người dùng nhanh chóng sử dụng được các quy trình làm việc tự động trên AMIS CRM

Hướng dẫn thực hiện

Ở màn hình danh sách Quy trình làm việc, nhấn Thêm từ quy trình mẫu.

Phần mềm hiển thị danh sách Quy trình làm việc mẫu do hệ thống tạo sẵn.

Hiện tại AMIS CRM đang có danh sách quy trình mẫu cho các phân hệ Đơn hàng, Báo giá, Cơ hội.

Ở thanh bên trái, anh/chị chọn xem quy trình theo các hành động.

Người dùng có thể Tìm kiếm quy trình, Lọc theo phân hệ, Sắp xếp thứ tự hiển thị danh sách quy trình mẫu.

Ở mỗi quy trình hiển thị Tên quy trình, Phân hệ áp dụng, Số lượng sử dụng.

3.1. Sử dụng quy trình mẫu

Di chuột vào hình ảnh minh họa của quy trình và chọn Sử dụng.

Phần mềm mở sang giao diện Thêm quy trình làm việc với các thiết lập của quy trình mẫu.

Nhấn Lưu để thêm mới quy trình.

3.2. Xem trước quy trình mẫu

Di chuột vào hình ảnh minh họa của quy trình và chọn hình ảnh minh họa của.

Phần mềm hiển thị hình ảnh thiết lập minh họa của quy trình đang xem.

Nhấn Sử dụng để sử dụng quy trình mẫu.

Thao tác sử dụng quy trình mẫu tương tự mục trên.

4. Chi tiết quy trình làm việc

Cho phép người dùng sửa, nhân bản hoặc xóa quy trình làm việc.

Hướng dẫn thực hiện

Tại chi tiết bản ghi Quy trình làm việc, anh/chị có thể sửa lại quy trình và nhấn Lưu.

Lưu ý: Người dùng không thể chỉnh sửa quy trình làm việc đang được kích hoạt.

Nhấn biểu tượng và chọn Nhân bản/Xóa để thực hiện thao tác.

4. Ví dụ các trường hợp cụ thể sử dụng quy trình làm việc

4.1. Tự động gửi email cho khách hàng và giao nhiệm vụ cho NVKD

Sau mỗi lần khách hàng mua hàng, NVKD phải gửi email xác nhận đơn hàng và đồng thời Quản lý phải giao nhiệm vụ cho nhân viên thực hiện chăm sóc khách hàng.

Mỗi lần như vậy đều phải gửi email thủ công cho từng khách hàng với cùng 1 nội dung dẫn đến mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra, NVKD cũng có thể quên liên lạc với khách hàng do có quá nhiều khách hàng cần chăm sóc sau bán.

Quy trình làm việc giúp hoàn toàn tự động gửi email cho khách hàng, đồng thời cũng tự động giao nhiệm vụ cho nhân viên chăm sóc khách hàng nhằm tiết kiệm thời gian, tránh bỏ sót công việc.

Mời Anh/Chị xem chi tiết tại video dưới đây.

4.2. Tự động cập nhật giai đoạn cơ hội theo hoạt động bán hàng của NVKD

Mỗi khi hoàn thành xong công việc, NVKD phải thực hiện cập nhật thủ công từng giai đoạn của cơ hội bán hàng lên hệ thống dẫn đến mất thời gian, đôi khi có thể quên làm sai lệch thông tin bán hàng.

Quy trình làm việc giúp tự động cập nhật giai đoạn của cơ hội ngay khi NVKD hoàn thành công việc nhằm tự động hóa các hoạt động thường ngày và tiết kiệm thời gian cho NVKD.

Mời Anh/Chị xem chi tiết tại video dưới đây.