Nhập khẩu

1. Quyền chức năng

• • Chỉ người dùng được phân quyền chức năng Nhập khẩu tại phân hệ mới có thể thực hiện thao tác này.
  • Nếu không được phân quyền, nút Nhập khẩu sẽ không hiển thị trên màn hình danh sách phân hệ.
  • Xem hướng dẫn chi tiết phân quyền tại đây.

2. Định dạng file được hỗ trợ

• • Hệ thống hỗ trợ nhập khẩu từ các tệp nguồn có định dạng Excel (XLS, XLSX, ODS), Comma Separated Value (CSV).
  • Có thể xảy ra lỗi nhập khẩu nếu tệp nhập khẩu định dạng Excel có chứa các kiểu dữ liệu đặc biệt như Filter, Ảnh trong tệp.

3. Trường bắt buộc nhập

• • Đối với các trường bắt buộc khai báo, khi thực hiện nhập khẩu, cột dữ liệu tương ứng trên file nhập khẩu phải có dữ liệu thì hệ thống mới nhập khẩu được.
  • Đảm bảo cột dữ liệu tương ứng trường bắt buộc nhập phải có dữ liệu, không được để trống.

4. Ký tự không cho phép nhập khẩu

• • Ngoặc kép (“)
  • Thanh dọc (|)
  • Ngoặc góc (<>)

5. Dữ liệu dạng Tích chọn

Khi nhập khẩu dữ liệu chứa trường dạng Tích chọn, hãy lưu ý trên tệp nguồn tương ứng:

• • Nếu ô tích chọn được chọn, tương ứng tệp nguồn là 1
  • Nếu ô tích chọn không chọn, tương ứng tệp nguồn là 0

6. Trường thông tin dạng danh sách chọn

• • Giá trị trong tệp nguồn phải trùng khớp với giá trị có sẵn trong danh sách chọn của trường → dữ liệu sẽ được nhập khẩu thành công.

• • Nếu giá trị không tồn tại trong danh sách chọn trên phần mềm, phần mềm không thể hiểu và gán dữ liệu thông tin tương ứng.
  • Ví dụ: Trường Kho có danh sách chọn gồm: Kho Hà Nội, Kho Hồ Chí Minh. Trong tệp Excel nhập khẩu, có dòng giá trị Kho Đà Nẵng không tồn tại trong danh sách chọn của trường Kho trên phần mềm, nên dòng dữ liệu đó sẽ không được nhập khẩu thành công.

7. Nhập khẩu Đơn hàng, Báo giá, Cơ hội, Hóa đơn kèm bảng thông tin hàng hóa chi tiết

• • Đối với các phân hệ có bảng thông tin hàng hóa, nếu nhập khẩu kèm bảng thông tin hàng hóa, tệp nhập khẩu gồm 2 sheet dữ liệu:

– Sheet 1: bao gồm các thông tin chung 

– Sheet 2: bao gồm các thông tin chi tiết hàng hóa

• • Nếu trong sheet nhập khẩu không điền một số thông tin sau, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu mặc định từ các trường đã có sẵn trong phân hệ Hàng hóa của phần mềm cho mặt hàng đó (không áp dụng với trường hợp nhập khẩu Cập nhật):

– Mô tả – Mô tả

– Đơn vị tính – Đơn vị tính chính

– Đơn vị tính chính – Đơn vị tính chính

– Tỷ lệ = 1

– Toán tử = Nhân

– SL theo ĐVTC – Số lượng

– Diễn giải: Diễn giải (nếu Tắt thiết lập Sử dụng diễn giải khi bán thì sẽ lấy Tên hàng hóa)

Lưu ý: Tính năng không hỗ trợ nhập khẩu combo hàng hóa.

8. Tiêu đề trên file nhập khẩu

• • Để nhập khẩu được, tiêu đề của cột trên file nhập khẩu phải là dòng đầu tiên.

9. Dòng trống trong tệp nguồn

• • Nếu file có từ 10 dòng trắng trở lên, hệ thống sẽ ngừng nhập khẩu các dòng dữ liệu ở dưới. Khi nhập khẩu, hãy kiểm tra chắc chắn rằng file nhập khẩu không chứa các dòng trắng ở giữa dữ liệu.

• • Ví dụ: File nhập khẩu có dữ liệu tiêu đề là dòng 1, Dữ liệu có từ dòng 2 đến dòng 100. Từ dòng 101 đến dòng 112 dữ liệu trắng. Từ dòng 112 đến 200 lại có dữ liệu => Lúc này dữ liệu từ dòng 112 đến 200 sẽ không được nhập khẩu vào hệ thống. Để nhập khẩu toàn bộ dữ liệu, người dùng cần xóa các dòng từ 101 đến 112.

10. Giới hạn nhập khẩu

• • AMIS CRM hỗ trợ nhập khẩu dữ liệu từ các tệp có độ lớn tối đa 5MB, ngoại trừ định dạng CSV hỗ trợ tệp nguồn tối đa 25MB.

• • Đồng thời, hệ thống chỉ hỗ trợ nhập khẩu tối đa 5000 dòng/1 tệp nguồn.

11. Phân hệ hỗ trợ nhập khẩu

• • Các phân hệ hỗ trợ nhập khẩu gồm: Tiềm năng, Liên hệ, Khách hàng, Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn, Chính sách giá, Hàng hóa, Loại hàng hóa Chiến dịch, Thẻ tư vấn, Thẻ chăm sóc.

Bước 1: Truy cập vào phân hệ muốn nhập khẩu, chọn Nhập từ Excel.

Bước 2: Nhấn vào ô chọn tệp nguồn hoặc kéo và thả tệp nguồn

• • Có thể sử dụng tệp nguồn có sẵn hoặc nhấn Tải tệp mẫu rút gọn/Tải tệp mẫu đầy đủ để tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu vào tệp mẫu của phần mềm.

• • Tệp mẫu đã có sẵn các dòng dữ liệu mẫu để tham khảo và dễ dàng nhập đúng định dạng.

 

• • Đối với định dạng CSV, hệ thống sẽ tự động nhận diện bảng mã. Anh/Chị có thể chọn lại nếu bảng mã không đúng.

Bước 3: Sau khi tải file thành công, nhấn Tiếp theo 

Bước 4: Chọn bố cục muốn nhập khẩu.

• • Nếu chỉ có một bố cục được sử dụng, dữ liệu sẽ tự động nhập khẩu với bố cục đó và nút lựa chọn bố cục sẽ không hiển thị.

Bước 5: Nhấn mũi tên xuống để Ghép trường thông tin trên tệp nguồn tương ứng với trường thông tin trên AMIS CRM 

Bước 6: Nhấn Tiếp theo.

Bước 7: Chọn loại nhập file đối với bản ghi

• • Thêm mới: Chỉ thêm mới, không cập nhật bản ghi.
  • Cập nhật: Chỉ cập nhật bản ghi, không thêm mới.
  • Cả hai: Thêm mới và cập nhật bản ghi đã có (chọn thiết lập Không cập nhật dữ liệu trống vào các trường đang có giá trị)

Bước 8: Bàn giao chủ sở hữu

• • Cho người dùng cụ thể: Chọn từ danh sách người dùng đang kích hoạt.

• • Theo quy tắc phân bổ: Các bản ghi nhập khẩu thành công sẽ được gán chủ sở hữu theo quy tắc phân bổ được chọn. Để thiết lập quy tắc phân bổ, xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

• • Từ file ở cột: Chủ sở hữu: Các bản ghi nhập khẩu thành công sẽ được gán chủ sở hữu theo thông tin từ Tệp nguồn nhập khẩu.
• Lưu ý:

Bước 9: Gắn thẻ\Nhấn Nhập file.

• • Khi hoàn thành nhập khẩu hệ thống sẽ gửi thông báo kết quả nhập khẩu đồng thời ở góc phải màn hình và quả chuông.