1. Trang chủ
  2. Quy trình ghi doanh số

Quy trình ghi doanh số

Doanh nghiệp thường xây dựng quy trình ghi nhận doanh số trong đó mỗi bộ phận thực hiện các công việc khác nhau trong quy trình.

Ví dụ: Doanh nghiệp quy định Kế toán là bộ phận thực hiện kiểm tra và ghi nhận doanh số. Tuy nhiên để giảm bớt công việc đối chiếu của kế toán và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cho phép đối với đơn hàng có giá trị nhỏ (dưới 50 triệu đồng) thì NVKD có thể tự đề nghị ghi doanh số chuyển qua bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, ghi nhận doanh số và làm các thủ tục bán hàng. Còn đối với các đơn hàng giá trị lớn (từ 50 triệu trở lên) thì quản lý phải sà soát trước rồi mới được chuyển qua bộ phận Kế toán thực hiện ghi nhận doanh số.

Việc thiết lập quy trình ghi doanh số trên AMIS Bán hàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xác định với đơn hàng thoả mãn một điều kiện cụ thể thì cho ai/vai trò nào thực hiên việc đề nghị ghi doanh số, ai/vai trò nào có chức năng thực hiện ghi nhận doanh số.

1. Thiết lập quy trình ghi doanh số

Bước 1: Vào Thiết lập/Quy trình tự động/Quy trình ghi doanh số

Bước 2: Trên giao diện của Quy trình ghi doanh số. Nhấn Thêm

Bước 3: Khai báo các thông tin Tên quy trình và Mô tả, sau đó nhấn Tiếp theo để chuyển sang màn hình khai báo chi tiết quy trình

Bước 4: Tại giao diện chi tiết quy trình ghi doanh số, bạn thực hiện thiết lập các điều kiện:

  1. Điều kiện quy tắc: Thiết lập điều kiện của bản ghi để áp dụng quy tắc.
    • Ví dụ: Doanh nghiệp thiết lập quy trình ghi doanh số đối với các đơn hàng thực hiện bởi Đơn vị là Chi nhánh Hà Nội thì Giám đốc VP Hà Nội sẽ thực hiện ghi nhận doanh số => Người dùng thiết lập điều kiện chọn trường Đơn vị, điều kiện Là Chi nhánh Hà Nội.
    • Lưu ý: Nếu không thiết lập điều kiện nào thì Tất cả đơn hàng đều chạy theo quy trình ghi doanh số này.
  2. Đề nghị ghi doanh số từ tình trạng bản nháp: Thiết lập người dùng/vai trò nào có quyền Đề nghị ghi doanh số cho các Đơn hàng bản nháp hoặc Thêm mới Đơn hàng đồng thời đề nghị ghi luôn doanh số. Thiết lập gồm 3 lựa chọn:
    • Chọn người dùng: Chỉ có người dùng được chọn mới thực hiện Đề nghị ghi doanh số cho đơn hàng có tình trạng Bản nháp.
    • Chọn vai trò: Chỉ có người dùng có vai trò này mới thực hiện Đề nghị ghi doanh số cho đơn hàng có tình trạng Bản nháp.
    • Chọn tất cả người dùng: Tất cả người dùng đều có quyền Đề nghị ghi doanh số cho đơn hàng có tình trạng Bản nháp.
  3. Ghi doanh số/Từ chối ghi từ tình trạng Đề nghị ghi: Thiết lập người dùng/vai trò nào có quyền Ghi doanh số hoặc Từ chối ghi doanh số cho các Đơn hàng đề nghị ghi. Thiết lập gồm 4 lựa chọn:
    • Chọn người dùng: Chỉ có người dùng được chọn mới thực hiện Ghi doanh số/Từ chối ghi cho đơn hàng có tình trạng Đề nghị ghi.
    • Chọn vai trò: Chỉ có người dùng thuộc vai trò này mới thực hiện Ghi doanh số/Từ chối ghi cho đơn hàng có tình trạng Đề nghị ghi.
    • Chọn tất cả người dùng: Tất cả người dùng đều có quyền Ghi doanh số/ Từ chối ghi cho đơn hàng có tình trạng Đề nghị ghi.
    • Chỉ từ AMIS kế toán: Việc ghi doanh số và Từ chối ghi chỉ được thực hiện bởi người dùng từ hệ thống AMIS Kế toán có kết nối với AMIS bán hàng.
  4. Từ chối ghi từ tình trạng đã ghi: Thiết lập người dùng/Vai trò có quyền Từ chối ghi doanh số đối với các đơn hàng Đã ghi. Thiết lập gồm 4 lựa chọn tương tự thiết lập 3. Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số cho các Đơn hàng đề nghị ghi.
  5. Đề nghị ghi/Bản nháp từ tình trạng Từ chối ghi: Thiết lập người dùng/vai trò nào có quyền Đề nghị ghi lại doanh số từ đơn hàng đã bị Từ chối ghi hoặc chuyển trạng thái Từ chối ghi thành Bản nháp. Thiết lập gồm 3 lựa chọn tương tự thiết lập 1. Đề nghị ghi doanh số từ tình trạng bản nháp.
  6. Checkbox thiết lập thông báo
    • Gửi thông báo tới người dùng/ vai trò ghi doanh số khi đề nghị ghi: Nếu tích chọn thiết lập này, khi Đơn hàng được đề nghị ghi hệ thống sẽ thực hiện gửi thông báo tới Người dùng được phép thực hiện ghi nhận doanh số qua thông báo tại quả cầu trên giao diện phần mềm, thông báo App CRM Mobile và Email.
      • Lưu ý: Nếu thiết lập Tất cả người dùng đều có thể ghi doanh số hoặc chỉ người dùng từ AMIS kế toán mới được ghi doanh số thì hệ thống sẽ không gửi thông báo.
    • Gửi thông báo tới nhân viên được ghi doanh số khi ghi nhận và từ chối ghi doanh số: Nếu tích chọn thiết lập này, khi Đơn hàng được ghi doanh số hoặc từ chối ghi bởi người dùng từ phần mềm AMIS Bán hàng thì hệ thống gửi thông báo tại quả cầu trên giao diện phần mềm, trên App CRM Mobile và Email tới nhân viên được ghi doanh số.
      • Lưu ý: Nếu việc ghi doanh số hoặc từ chối ghi được thực hiện từ phần mềm AMIS Kế toán thì hệ thống AMIS Bán hàng không thực hiện được việc gửi thông báo này. Hệ thống chỉ hỗ trợ gửi thông báo nếu việc Ghi doanh số/Từ chối ghi được thực hiện bởi người dùng trên phần mềm AMIS Bán hàng.

Nhấn Lưu để hoàn thành.

2. Quản lý danh sách quy trình ghi doanh số

Cho phép quản lý danh sách của các quy trình ghi doanh số tự động đã thiết lập trong doanh nghiệp, sắp xếp thứ tự ưu tiên để chạy quy trình và thực hiên ngừng kích hoạt/xoá với các quy trình tạm thời không sử dụng.

Lưu ý:


  • Hệ thống cho phép thiết lập tối đa 10 quy trình ghi doanh số.
  • Nếu không có quy trình nào được thiết lập thì mặc định Tất cả người dùng có quyền sửa đơn hàng đều có thể đề nghị ghi doanh số. Người dùng có quyền ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đều có quyền thực hiện chức năng với tất cả đơn hàng.
  • Khi thiết lập chọn người dùng/vai trò trên AMIS Bán hàng có quyền Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số thì nếu đơn hàng có được đồng bộ với AMIS Kế toán thì ngoài người dùng được thiết lập trên AMIS Bán hàng, Kế toán vẫn có thể thực hiện việc ghi nhận doanh số như thông thường trên AMIS Kế toán.

3. Áp dụng quy trình ghi doanh số

Khi người dùng thao tác làm thay đổi tình trạng ghi doanh số của đơn hàng, hệ thống kiểm tra đơn hàng thoả mãn điều kiện thiết lập thì chỉ những người dùng/vai trò được thiết lập quyền tương ứng và có quyền sửa đơn hàng mới có thể thực hiện chức năng.

NVKD thực hiện Ghi doanh số/ Từ chối ghi doanh số. Chi tiết Tại đây

Lưu ý:

  1. Chức năng Đề nghị ghi doanh số từ bản nháp bao gồm:
    • Thêm mới/Sinh đơn hàng chọn tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
    • Sửa/Sửa nhanh tình trạng ghi doanh số thành Đề nghị ghi từ Bản nháp
    • Đề nghị ghi/Đề nghị ghi doanh số hàng loạt các đơn hàng bản nháp
  2. Chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đơn hàng đề nghị ghi bao gồm:
    • Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
    • Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
  3. Chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đơn hàng đề nghị ghi bao gồm:
    • Từ chối ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đã ghi.
    • Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đã ghi
  4. Chức năng Đề nghị ghi/chuyển Bản nháp từ đơn hàng Từ chối ghi bao gồm:
    • Sửa/Sửa nhanh tình trạng ghi doanh số từ Từ chối ghi thành Bản nháp/Đề nghị ghi
    • Đề nghị ghi/Đề nghị ghi doanh số hàng loạt các đơn hàng Từ chối ghi.
  • Nếu đơn hàng thoả mãn điều kiện của nhiều quy trình ghi doanh số đang cùng kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra quyền thực hiện chức năng theo quy trình có thứ tự sắp xếp ngoài danh sách quy trình nhỏ hơn.
  • Nếu đơn hàng không thoả mãn quy trình nào thì mặc định người dùng có quyền sửa sẽ có thể thực hiện Đề nghị ghi doanh số, người dùng có quyền Ghi doanh số/Từ chối ghi sẽ được thực hiện chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi
Cập nhật 06/01/2022

Bài viết này hữu ích chứ?