1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách đồng bộ khi đã làm Đơn hàng trên AMIS CRM nhưng không sang AMIS Kế toán.
Nội dung bài viết gồm:
- Kiểm tra kết nối dữ liệu giữa hai phần mềm
- Kiểm tra Ngày đặt hàng của đơn hàng
- Kiểm tra thiết lập đồng bộ đơn hàng trên AMIS CRM
- Thực hiện đồng bộ dữ liệu trên AMIS Kế toán
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý: Điều kiện cần để đơn hàng tạo trên AMIS CRM sang AMIS Kế toán là đề nghị ghi doanh số đơn hàng trước. Đơn hàng ở tình trạng bản nháp sẽ không sang được AMIS Kế toán.
2.1 Thực hiện đồng bộ trên AMIS Kế toán
Bước 1: Trên AMIS Kế toán, vào Bán hàng.
Bước 2: Vào tab Đơn đặt hàng hoặc tab Hợp đồng bán hàng (tương ứng thiết lập trên AMIS CRM). Chọn Tiện ích và nhấn Đồng bộ đơn đặt hàng từ AMIS CRM.
Khi đó đơn hàng sẽ được đồng bộ từ AMIS CRM qua AMIS Kế toán. Các trường thông tin trong đơn hàng sẽ được tự động cập nhật như sau:
- Tình trạng ghi doanh số: Theo tình trạng ghi doanh số bên kế toán
- Tình trạng giao hàng: Khi bên AMIS Kế toán có phiếu xuất kho gắn tham chiếu với đơn hàng => cập nhật thành Đã giao hàng
- Tình trạng thanh toán: Khi bên AMIS Kế toán có phiếu thu gắn tham chiếu với đơn hàng => cập nhật thành Đã thanh toán hoặc Thanh toán một phần tùy theo mức đã thu
- Tình trạng: Khi đơn hàng có trạng thái Đã giao hàng và Đã thanh toán => cập nhật tình trạng đơn hàng thành Đã thực hiện
Lưu ý: Ngoài việc các thông tin trong đơn hàng sẽ được hệ thống tự động cập nhật theo dữ liệu từ AMIS Kế toán, anh/chị vẫn có thể chỉnh sửa thủ công trực tiếp các trường: Tình trạng ghi doanh số, Tình trạng giao hàng, Tình trạng thanh toán, Tình trạng tại chi tiết đơn hàng trong CRM. Việc chỉnh sửa này chỉ thực hiện được khi đơn hàng đang ở trạng thái Bản nháp hoặc Từ chối ghi.
2.2 Kiểm tra Ngày đặt hàng của đơn hàng
Trường hợp trên AMIS Kế toán thực hiện Đồng bộ đơn đặt hàng từ AMIS CRM không hiện đơn hàng cần kiểm tra trường Ngày đặt hàng.
Đơn hàng cần đảm bảo có thông tin trường Ngày đặt hàng, nếu xóa hẳn trường mặc định này ra khỏi bố cục đơn hàng, khi đẩy sang amis kế toán phần mềm không nhận được ngày nên đơn không sang.
Muốn trên AMIS Kế toán hiển thị đơn hàng ngày nào sửa lại trường Ngày đặt hàng trong đơn hàng bên CRM về đúng ngày mong muốn.
Lưu ý khi lọc đơn hàng trên AMIS Kế toán: Ngày đặt hàng trong đơn hàng bên CRM chính là Ngày đơn hàng trên AMIS Kế toán. Vì vậy, khi kế toán thực hiện lọc dữ liệu theo khoảng thời gian, cần đảm bảo khoảng lọc có chứa Ngày đặt hàng của đơn hàng AMIS CRM. Nếu chọn sai thời gian, hệ thống sẽ không hiển thị đơn hàng, mặc dù đơn đó đã được đề nghị ghi.
2.3 Kiểm tra kết nối dữ liệu giữa AMIS Kế toán và AMIS CRM
Trên AMIS Kế toán, anh/chị bấm vào tên dữ liệu kế toán và kiểm tra thấy dữ liệu Đang làm việc và Đang kết nối với AMIS CRM cùng 1 dữ liệu kế toán là đúng.
2.4 Kiểm tra thiết lập đồng bộ Đơn hàng
Bước 1: Trên AMIS CRM, vào Thiết lập (nhấn biểu tượng bánh răng
) \ Kết nối MISA \ AMIS Kế toán.
Bước 2: Tại tab Dữ liệu, kiểm tra xem AMIS CRM đang đồng bộ Đơn hàng sang phân hệ nào của Kế toán và nhấn Cập nhật để sửa lại theo nhu cầu sử dụng.
Trường hợp CRM thiết lập Đơn hàng đồng bộ với phân hệ Đơn đặt hàng trên AMIS Kế toán
- Đơn hàng con sẽ đồng bộ sang Đơn đặt hàng AMIS Kế toán
- Đơn hàng cha sẽ đồng bộ sang Hợp đồng AMIS Kế toán
