Doanh nghiệp thường xây dựng quy trình ghi nhận doanh số trong đó mỗi bộ phận thực hiện các công việc khác nhau trong quy trình.
Ví dụ: Doanh nghiệp quy định Kế toán là bộ phận thực hiện kiểm tra và ghi nhận doanh số. Tuy nhiên để giảm bớt công việc đối chiếu của kế toán và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cho phép đối với đơn hàng có giá trị nhỏ (dưới 50 triệu đồng) thì NVKD có thể tự đề nghị ghi doanh số chuyển qua bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, ghi nhận doanh số và làm các thủ tục bán hàng. Còn đối với các đơn hàng giá trị lớn (từ 50 triệu trở lên) thì quản lý phải sà soát trước rồi mới được chuyển qua bộ phận Kế toán thực hiện ghi nhận doanh số.
Việc thiết lập quy trình ghi doanh số trên AMIS CRM hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xác định với đơn hàng thoả mãn một điều kiện cụ thể thì cho ai/vai trò nào thực hiên việc đề nghị ghi doanh số, ai/vai trò nào có chức năng thực hiện ghi nhận doanh số.
1. Thiết lập quy trình ghi doanh số
Lưu ý: Hệ thống cho phép tạo tối đa 10 Quy trình ghi doanh số.
Trên AMIS CRM, nhấn biểu tượng 
để hiển thị thiết lập. Vào Quy trình tự động\Quy trình ghi doanh số.
Nhấn Thêm để thêm mới quy trình ghi doanh số.
Khai báo các thông tin Tên quy trình và Mô tả. Sau đó nhấn Tiếp tục để chuyển sang màn hình khai báo chi tiết quy trình.
Tại giao diện chi tiết quy trình ghi doanh số, thực hiện thiết lập các điều kiện:
1. Điều kiện: Thiết lập điều kiện của bản ghi để hệ thống áp dụng quy trình..
Lưu ý: Nếu không thiết lập điều kiện nào thì Tất cả đơn hàng đều chạy theo quy trình ghi doanh số này.
Ví dụ: Doanh nghiệp thiết lập quy trình ghi doanh số đối với các đơn hàng có giá trị > 500tr được thực hiện bởi Đơn vị là Chi nhánh Hà Nội => Điều kiện thiết lập như ảnh.
2. Thiết lập quy trình: Thiết lập người dùng/vai trò nào có quyền thực hiện hành động tương ứng với tình trạng ghi doanh số của đơn hàng
- Tất cả người dùng: Tất cả người dùng đều có quyền thực hiện hành động
- Người dùng: Chỉ người dùng được chọn mới có quyền thực hiện hành động
- Vai trò: Chỉ vai trò được chọn mới có quyền thực hiện hành động
- Chỉ từ AMIS Kế toán: Chỉ người dùng từ hệ thống AMIS Kế toán có kết nối với AMIS CRM mới thực hiện được hành động
Ví dụ: Tất cả người dùng đều có quyền Đề nghị ghi doanh số cho đơn hàng có tình trạng Bản nháp.
3. Gửi thông báo: Nếu tích chọn các thiết lập này thì hệ thống gửi thông báo ở quả chuông tới Người dùng được phép thực hiện hành động tương ứng
Lưu ý: Nếu thiết lập đối tượng thực hiện hành động là Tất cả người dùng hoặc Chỉ người dùng từ AMIS Kế toán thì hệ thống sẽ không gửi thông báo.
Nhấn Lưu để hoàn thành.
2. Quản lý danh sách quy trình ghi doanh số
Cho phép quản lý danh sách của các quy trình ghi doanh số tự động đã thiết lập trong doanh nghiệp, sắp xếp thứ tự ưu tiên để chạy quy trình và thực hiên ngừng kích hoạt/xoá với các quy trình tạm thời không sử dụng.
Lưu ý:
- Hệ thống cho phép thiết lập tối đa 10 quy trình ghi doanh số.
- Nếu không có quy trình nào được thiết lập thì mặc định Tất cả người dùng có quyền sửa đơn hàng đều có thể đề nghị ghi doanh số. Người dùng có quyền ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đều có quyền thực hiện chức năng với tất cả đơn hàng.
- Khi thiết lập chọn người dùng/vai trò trên AMIS CRM có quyền Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số thì nếu đơn hàng có được đồng bộ với AMIS Kế toán thì ngoài người dùng được thiết lập trên AMIS CRM, Kế toán vẫn có thể thực hiện việc ghi nhận doanh số như thông thường trên AMIS Kế toán.
3. Áp dụng quy trình ghi doanh số
Khi người dùng thao tác làm thay đổi tình trạng ghi doanh số của đơn hàng, hệ thống kiểm tra đơn hàng thoả mãn điều kiện thiết lập thì chỉ những người dùng/vai trò được thiết lập quyền tương ứng và có quyền sửa đơn hàng mới có thể thực hiện chức năng.
NVKD thực hiện Ghi doanh số/ Từ chối ghi doanh số. Chi tiết Tại đây
Lưu ý 1:
1. Chức năng Đề nghị ghi doanh số từ bản nháp bao gồm:
- Thêm mới/Sinh đơn hàng chọn tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
- Sửa/Sửa nhanh tình trạng ghi doanh số thành Đề nghị ghi từ Bản nháp
- Đề nghị ghi/Đề nghị ghi doanh số hàng loạt các đơn hàng bản nháp
2. Chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đơn hàng đề nghị ghi bao gồm:
- Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
- Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
3. Chức năng Thu hồi đề nghị ghi từ đơn hàng đề nghị ghi bao gồm: Thu hồi đề nghị ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đề nghị ghi
4. Chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi doanh số đơn hàng đề nghị ghi bao gồm:
- Từ chối ghi doanh số trong chi tiết Đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đã ghi
- Từ chối ghi doanh số hàng loạt đơn hàng có tình trạng ghi doanh số là Đã ghi
5. Chức năng Đề nghị ghi/chuyển Bản nháp từ đơn hàng Từ chối ghi bao gồm:
- Sửa/Sửa nhanh tình trạng ghi doanh số từ Từ chối ghi thành Bản nháp/Đề nghị ghi
- Đề nghị ghi/Đề nghị ghi doanh số hàng loạt các đơn hàng Từ chối ghi
Lưu ý 2:
- Nếu đơn hàng thoả mãn điều kiện của nhiều quy trình ghi doanh số đang cùng kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra quyền thực hiện chức năng theo quy trình có thứ tự sắp xếp ngoài danh sách quy trình nhỏ hơn.
- Nếu đơn hàng không thoả mãn quy trình nào thì mặc định người dùng có quyền sửa sẽ có thể thực hiện Đề nghị ghi doanh số, người dùng có quyền Ghi doanh số/Từ chối ghi sẽ được thực hiện chức năng Ghi doanh số/Từ chối ghi